Hoe lang wordt de methode al gebruikt?
De chatbot is ontwikkeld gedurende een tweedaagse hackathon in het voorjaar van 2023. De chatbot bevindt zich op dit moment nog in de experimentele fase en is nog niet beschikbaar voor de praktijk.
Hoe vaak wordt de methode gebruikt?
De chatbot is nog niet beschikbaar in de praktijk. De verwachting is dat de chatbot op dagelijkse basis door zorgmedewerkers wordt gebruikt.
Wat is de doelgroep?
De chatbot biedt potentieel mogelijkheden voor medewerkers die zorg verlenen aan alle doelgroepen.
Wordt er geëvalueerd en wat komt daaruit?
Er is nog geen resultaat beschikbaar wat betreft leren en functioneren, omdat de chatbot nog niet beschikbaar is in de praktijk. De verwachting is dat een chatbot de zorgmedewerker in de praktijk ongeveer 20 minuten per dag aan tijdwinst zal opleveren.
Is de methode wetenschappelijk onderbouwd?
Er is geen gebruik gemaakt van wetenschappelijke onderbouwing.
Wat zijn benodigde investeringen?
Als een organisatie een chatbot wil gaan gebruiken, is het belangrijk dat er een datastructuur ontwikkeld wordt voor alle benodigde systemen en informatiebronnen die de chatbot moeten voeden. Daarnaast zal de chatbot app ontwikkeld moeten worden door een applicatieontwikkelaar. Hier zijn kosten aan verbonden. Tevens moeten medewerkers beschikbaar zijn vanuit alle geledingen van de organisatie tijdens het ontwikkelen van de app. Dit vereist een tijdsinvestering van zorgmedewerkers en beleidsmedewerkers.
Welke randvoorwaarden zijn te benoemen?
- De werking van de chatbot is afhankelijk van allerlei informatiebronnen en systemen (zoals het elektronisch cliënten dossier en het kwaliteitsmanagementsysteem) die gekoppeld moet worden. De kwaliteit van de chatbot is daarom mede afhankelijk van de informatie uit deze systemen.
- De chatbot moet laagdrempelig en gebruiksvriendelijk zijn voor zorgmedewerkers, zodat de chatbot ook daadwerkelijk in de praktijk gebruikt wordt.
- Bij het ontwikkelen van de chatbot moet rekening gehouden worden met AVG-wetgeving en gegevensbescherming.
- Het is handig als gebruikers van de chatbot een (werk)telefoon hebben, zodat de app daarop geopend kan worden. In de praktijk blijkt dat niet alle gebruikers een (werk)telefoon hebben en niet iedereen wil de app op zijn/haar privé-telefoon zetten.
Welke praktische hulpmiddelen zijn beschikbaar?
De verwachting is dat er geen praktische hulpmiddelen beschikbaar zullen zijn.
Welke trainers, coaches of cursussen zijn beschikbaar?
De verwachting is dat er geen trainer, coach of cursus beschikbaar hoeft te zijn, omdat iedereen gebruik kan maken van de chatfunctie, net zoals je dat in de privé-situatie doet. Daarnaast is de organisatie actief bezig met het verbeteren van de digivaardigheden van medewerkers, wat ook het potentiële gebruik van de chatbot ten goede zou moeten komen.
Wat zijn voordelen van de methode?
De chatbot zal in de praktijk tijdswinst op leveren, omdat de zorgmedewerker sneller aan de benodigde informatie kan komen. Dit kan tevens leiden tot het voorkomen van onnodige fouten, omdat de chatbot de juiste protocollen aan kan dragen om bij een calamiteit bij de juiste interventie uit te komen. Daarnaast zal de chatbot leiden tot het verminderen van de administratieve lasten, omdat de output (gegevens) van het chatgesprek meteen doorgevoerd worden in de gekoppelde systemen. Tevens kan de chatbot het inwerken van een collega vergemakkelijken.
Wat zijn nadelen van de methode?
De kwaliteit en betrouwbaarheid van de chatbot zijn afhankelijk van de kwaliteit van de systemen die de chatbot voeden. Als de input van bijvoorbeeld het adresboek niet kloppend is, dan zal de chatbot ook de verkeerde informatie delen met de gebruiker. Daarnaast bestaat het risico dat zorgmedewerkers te veel op hun mobiel zullen zitten en zich laten leiden door het scherm, waardoor er minder tijd is voor de cliënt.
Waar is men het meest trots op bij het toepassen van de methode?
De organisatie is het meest trots op het enthousiasme van de zorgmedewerkers over de potentiële toegevoegde waarde van de chatbot.
Wat zijn verbetermogelijkheden?
Omdat de chatbot nog niet in de praktijk wordt toegepast, is het niet mogelijk om nu al verbetermogelijkheden aan te dragen. De ontwikkeling van de chatbot ligt nu stil omdat eerst de onderliggende datastructuur op orde moet zijn.
Wordt de methode ook elders toegepast? Op welke schaal?
Een chatbot voor zorgmedewerkers wordt, voor zover bekend, nog niet elders toegepast.
Suggesties voor andere organisaties die aan de slag willen met deze methode
Als een andere organisatie aan de slag wil met een chatbot is een belangrijk aandachtspunt dat bij het ontwikkelen van het ontwerp van de chatbot de input van de zorgmedewerker leidend moet zijn.
