De InnovatieRoute helpt zorgtechnologie succesvol in de zorg te gebruiken

Gepubliceerd op: 11-03-2025

Met een gestructureerde aanpak vanuit de InnovatieRoute heb je een duidelijk stappenplan met veel handvatten. Puck Damen, projectleider domotica bij Vanboeijen, vertelt over hoe zij hun aanpak om zorgtechnologie te implementeren gestructureerd hebben. En wat het hen tot nu toe gebracht heeft.

De aanleiding voor het zorgtechnologieproject is onder andere dat 99% van de 8000 meldingen in de nacht loos alarm is. ‘We willen ons richten op de belangrijke meldingen. De flexibiliteit om een functionaliteit aan of uit te kunnen zetten, zou ook helpend zijn. Nu moet de nachtzorgmedewerker of de beheerder van de domotica dit doen. Wat handig zou zijn is dat elke kamer uitgerust is met apparatuur die geschikt is voor de doelgroep. Waarin we dingen aan of uit kunnen zetten per bewoner.’

Daarnaast mist een koppeling tussen het ECD en de meldbank waar de nachtzorgmedewerker informatie uithaalt na een melding. ‘Je wilt eigenlijk dat hier een koppeling tussen zit, zodat een wijziging automatisch verwerkt en zichtbaar wordt.’

Wat houdt het project in?

De werkgroep die Puck leidt, heeft het zorgtechnologieproject ‘Domotica Plus’ genoemd. Het project houdt in dat de werkgroep kijkt welke wensen en behoeften er liggen op het gebied van domotica bij bewoners en cliënten. Vervolgens kijkt de werkgroep welke technologie en leveranciers hierbij passen. Adviseurs van de Innovatie-impuls begeleiden Vanboeijen bij dit project volgens de aanpak van de InnovatieRoute. Het onderdeel van deze aanpak waarmee ze aan de slag gingen, bestond uit de volgende drie stappen:

Projectaanpak indelen in 2 parallelle lijnen: primaire zorg en IT

Bij het structureren van het project is gekozen om het in twee parallelle trajecten te verdelen die altijd met elkaar in contact staan. Het ene traject richtte zich op de zorg en het gebruikersonderzoek. Dit ging om het in kaart brengen van de wensen en behoeften van bewoners en zorgmedewerkers. Hiervoor zijn focusgroepen georganiseerd en de klantreis is beschreven.

De use case lijst is ingedeeld naar domotica per doelgroep. Binnen Vanboeijen zijn vijf doelgroepen: mensen met een licht verstandelijke beperking (LVB), ouderen, mensen met een verstandelijke beperking en een intensieve ondersteuningsbehoefte(complexe zorg), kind & jeugd en mensen met een ernstig meervoudige beperking (EMB). ‘We wilden op een methodische manier inzicht krijgen in de wensen en behoeften. Voor iedere doelgroep binnen Vanboeijen is een focusgroep opgezet.’ In deze groep zaten de volgende mensen:

een gedragsdeskundige
een persoonlijk begeleider
een ouder of verwant
(professioneel) mentor
een kwaliteits- en beleidsmedewerker
een nachtzorgmedewerker

‘Met behulp van kaartjes over verschillende thema’s zijn we het gesprek aangegaan.’

Voorbeeld van behoeften bij medewerkers die aan bod kwamen: Ik wil altijd weten wanneer een epilepsieaanval is. Moet er dan een technologisch middel om het lichaam van de bewoner zitten of juist niet? Wat denken wij dat de bewoner zou willen? En wat zou de medewerker willen? Een ander voorbeeld is het gesprek hebben over hoe de overdracht van bijvoorbeeld de dag naar de avond en nacht gaat. En waarom dat zo gaat.

Het andere traject richtte zich op IT en gaat over de technische randvoorwaarden. Het is belangrijk dat het systeem ook betrouwbaar kan blijven functioneren over langere tijd.

Lijst maken met gewenste gebruikersfuncties (use case)

De wensen en behoeften van bewoners en zorgmedewerkers op het gebied van domotica binnen de complexe zorg zijn via geeltjes op posters in kaart gebracht.

‘We hebben in de demokamer de bewonersraad en individuele bewoners uitgenodigd. Hier hebben we laten zien welke technologieën aanwezig zijn in de demokamer en wat zij hiervan vonden. We konden toen verdiepende vragen stellen aan de bewoners. En we konden kijken of wat wij opgehaald hebben, klopt in hun beleving. Aan het einde hebben we met kleuren om feedback gevraagd. De technologie gaven ze bijvoorbeeld oranje, omdat nog niet alles het deed.’ Daarna is een lijst met gebruikersfuncties gemaakt per doelgroep. Dit heet een use case lijst. Het is een lange lijst geworden waarin je iedere keer de volgende vragen beantwoordt: voor wie is het, wat is het en waarom is het nodig?

‘De kerngroep van de zorginhoudelijke kant van het project gebruikte de klantreis als check of we iets gemist hadden in de use case lijst. Die lijst hebben we naar de leverancier van de demoruimte gestuurd. Dat is een mooie stap.’ De use case lijst is ingedeeld naar domotica per doelgroep. Binnen Vanboeijen zijn 5 doelgroepen: mensen met een licht verstandelijke beperking (LVB), ouderen, complexe zorg, kind & jeugd en ernstige meervoudige beperking (EMB).

Iedere doelgroep bestaat uit twee persona’s. Binnen Vanboeijen was er al een overzicht met persona’s die naast de use case lijst is gelegd. Missende onderdelen in de persona’s hebben ze aangevuld. ‘Het werken met persona’s ondersteunt om je in te leven in de doelgroep en na te denken over hun wensen en behoeften. Of in die van de medewerker in relatie tot de doelgroep.’

Demoruimte maken en betrokkenen uitnodigen

De leverancier heeft samen met Vanboeijen een demoruimte ingericht op een locatie van Vanboeijen. Veel verschillende medewerkers, zoals de gedragsdeskundige, begeleiders, bewoners, naasten, mentoren zijn uitgenodigd in de demoruimte. ‘We vertelden eerst hoe het project tot stand is gekomen. Toen hebben we de technologieën laten zien en wat je ermee kunt. Daarna volgde het gesprek over wat we hiervan vonden.’

De demo’s zijn inmiddels afgerond. ’78 van de 90 medewerkers die hebben meegedaan aan de demo’s, vulden een feedbackformulier in. Een mooi resultaat! De sfeer was ook altijd goed, collega’s waren enthousiast en dachten mee.’

Adviesrapport met aanbevelingen

Uit de demo’s zijn vraagstukken gekomen waarop nog vervolgonderzoek en een standpunt van Vanboeijen nodig zijn. Op basis van wat we weten, volgt een adviesrapport voor het management en de IT-regiegroep met daarin aanbevelingen voor een vervolgonderzoek of volgende fase. In de IT-regiegroep worden strategische keuzes gemaakt over bijvoorbeeld investeringen en IT-projecten die Vanboeijen gaat doen.

De intentie is om in het adviesrapport een standaard menukaart per doelgroep bestaande uit 2 persona’s op te nemen. Ook is het idee dat er een business case, een implementatieplan en communicatieplan, en uitgewerkte processen in komen. Dit volgt in een latere fase. De kennis en formats van de InnovatieRoute komen hierbij van pas.

Lees ook het interview met bestuurslid Johan Dusseljee: Werkplezier kan samengaan met ondersteunende technologie.

Vanuit ons hart voor de zorg willen we graag alles weten. Maar bij een teveel aan meldingen kun je ook niet iedereen helpen. Dus moeten we dieper kijken naar wat we echt willen weten en waarom.

Puck Damen, projectleider domotica bij Vanboeijen

Voorbeelden van een vraagstuk

Een voorbeeld van een vraagstuk: Wat mis je als nachtzorg geen meldingen van geluiden meer krijgt in de nieuwe domotica die het huidige uitluistersysteem wel geeft? Die meldingen kunnen belangrijk zijn bij mensen die bijvoorbeeld epilepsie hebben of zelf geen hulpvraag kunnen stellen. ‘Bij epilepsie bijvoorbeeld is ook de vraag : ‘welke aanvallen wij zouden willen weten: allemaal of alleen de ernstige?’ En wat gaan we daarmee doen?’

Een ander vraagstuk raakt bijvoorbeeld de balans tussen wie technologie aan en uit mag zetten, het aantal meldingen dat je aankunt en voldoen aan wet- en regelgeving. ‘Vanuit ons hart voor de zorg willen we graag alles weten. Maar bij een teveel aan meldingen kun je ook niet iedereen helpen. Dus moeten we dieper kijken naar wat we echt willen weten en waarom. Daar zullen we ook de gedragsdeskundige goed bij betrekken.’

Voor de vervolgstappen vindt Puck dat de use case lijst korter mag, zodat deze overzichtelijker en praktischer wordt om mee te werken. ‘De hele aanpak van de InnovatieRoute heeft ons in ieder geval goed geholpen en past ook bij Vanboeijen. In de dagelijkse drukte is er soms minder aandacht om diep in te gaan op wensen en behoeften. Door deze manier van werken doe je dat wel en dat is belangrijk.’

Innovatie-impuls 2

Innovatie-impuls 2 is een programma van Vilans in samenwerking met Academy Het Dorp. Het programma is onderdeel van de Toekomstagenda: Zorg en ondersteuning voor mensen met een beperking van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). 

Zelf aan de slag met de inzet van zorgtechnologie? Ga naar de InnovatieRoute en ontdek hoe je succesvol kunt innoveren met zorgtechnologie. 

Bron

Vanboeijen