Hoe lang wordt methode al gebruikt? 

De methode wordt sinds twee jaar (sinds 2021) gebruikt. 

Hoe vaak wordt methode gebruikt? 

Het is voor alle teams binnen de organisatie verplicht om twee keer per jaar een teamreflectie-bijeenkomst te doen.  

Wat is de doelgroep? 

De methode teamreflectie wordt toegepast bij ieder team binnen de organisatie, ongeacht de doelgroep of het type cliënt waaraan zij zorg verlenen. Ook teams van ondersteunende afdelingen hebben teamreflecties.

Wordt er geëvalueerd en wat komt daaruit?

Er zijn nog geen concrete resultaten met betrekking tot de inzet van teamreflectie. Wel wordt er actief uitgevraagd hoe de methode ervaren wordt en welke onderwerpen de revue gepasseerd is. Er zijn veel positieve geluiden binnen de organisatie en teams zijn enthousiast over de inzet van teamreflectie. Voor 2024 staat op het programma om te inventariseren of er een meetinstrument ontwikkeld of ingekocht kan worden om het rendement van de teamreflectie te meten.

Is s de methode wetenschappelijk onderbouwd? 

Er is niet direct gebruik gemaakt van wetenschappelijke onderbouwing. Wel is er in 2019 in opdracht van de Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN) een inspiratiedocument opgesteld over reflecteren en leren, waarbij specifiek ingezoomd wordt op teamreflectie als rode draad in het kwaliteitskader gehandicaptenzorg. Er is geen direct bewijs dat dit document de onderlegger is voor deze casus, maar het biedt wel enige onderbouwing. Download het document op de website van de VGN. 

Wat zijn benodigde investeringen? 

• Tijdsinvestering van teams, dit zijn twee bijeenkomsten van drie uur per jaar.
• Tijdsinvestering van interne procesbegeleiders (voorbereiding en uitvoering van bijeenkomsten).
• Personele kosten in de vorm van inhuur van flex-medewerkers, omdat medewerkers die bij de teamreflectie aanwezig zijn niet op de woning ingezet kunnen worden. 

 Welke randvoorwaarden zijn er? 

• De borging van de teamreflectie bepaalt het uiteindelijke leer- en ontwikkeleffect. De leidinggevende moet daartoe in de team overleggen steeds terugkomen op het onderwerp dat tijdens de teamreflectie aan bod kwam en vragen: We hebben dit met elkaar afgesproken, hoe staan we ervoor, hoe gaat het, wat ervaren we nu en wat hebben we nu nog nodig?
• Het is belangrijk om het formele karakter van de teamreflectie te koppelen aan iets informeels, zoals een lunch of een drankje na afloop. Dit biedt de mogelijkheid om nog even met elkaar van gedachten te wisselen en ideeën te delen. 
• De voorbereiding van de leidinggevende is cruciaal voor het succes van teamreflectie. De leidinggevende moet goed nadenken over het onderwerp van de bijeenkomst en dit vooraf toetsen bij de medewerkers, zodat de bijeenkomst ook echt van toegevoegde waarde is voor de medewerkers in plaats van als een verplicht nummer te worden gezien. 
• De leidinggevende is echter ook onderdeel van het team. Afhankelijk van het onderwerp kan dat een reden zijn om een externe procesbegeleider in te schakelen.
• Tijd is schaars en zorgmedewerkers besteden graag hun tijd aan de bewoners. Daarom is het cruciaal dat er niet alleen een inhoudelijk onderwerp voor de teamreflectie gekozen is dat gedragen wordt door het team zelf. Dit is van belang zodat medewerkers de toegevoegde waarde en het nut van de door hen bestede tijd aan teamreflectie te laten ervaren.

Welke praktische hulpmiddelen worden gebruikt? 

Er zijn diverse praktische hulpmiddelen in de vorm van een toolbox beschikbaar: 

• Handleiding teamreflectie voor de leidinggevende, waarin beschreven staat wat er van hem/haar verwacht wordt in de voorbereiding, uitvoering, afronding en rapportering van de teamreflectie. Hierin wordt ook een checklist beschreven voor alle fasen van de teamreflectie.
• Map met werkvormen en voorbeelden/best practices van teamreflectie waaruit een leidinggevende kan putten. 
• Infographic die een leidinggevende kan gebruiken om zijn/haar medewerkers te informeren over de teamreflectie: wat gaan we doen en wat is het doel van de teamreflectie?
• Promotiemateriaal over de teamreflectie.

Welke trainers, coaches of cursussen zijn beschikbaar? 

De leidinggevende van een team kan gebruik maken van een externe procesbegeleider, afhankelijk van het onderwerp en de keuze. De werkgroep Teamreflectie is beschikbaar voor leidinggevenden om ondersteuning te bieden bij het voorbereiden en uitvoeren van een bijeenkomst. De werkgroepleden zijn geschoold in didactiek, (team)coaching en/of ethiek.

Wat zijn voordelen van de methode? 

• Het verplichte, structurele karakter van de teamreflectie leidt ertoe dat heel het team bij elkaar gebracht wordt, ook de mensen die ziek of afwezig zijn.
• De teamreflectie geeft medewerkers de tijd om met elkaar te leren over waar ze in het team mee bezig zijn. Deze tijd is er gedurende de dagelijkse gang van zaken vaak niet. 
• De teamreflectie biedt mogelijkheden om aan te geven, in een veilige omgeving, wat goed en niet goed gaat binnen een team. Wat maakt dat je collega bepaalde gedragingen heeft in het werk (achterliggende normen, waarden en overtuigingen)? Het kan erg helpend zijn om dit op tafel te leggen, mits dat zorgvuldig en onder goede begeleiding gebeurt. Hierdoor ontstaat meer begrip voor elkaar.
• Medewerkers ervaren teamreflectie bijeenkomsten soms niet alleen als nuttig, maar ook als leuk, want er zijn weinig momenten dat een geheel team bij elkaar is en elkaar ziet. Dit is soms een belangrijke ´bijvangst´ van een teamreflectie (maar hangt wel af van het onderwerp).  

Wat zijn nadelen van de methode? 

Het formele en verplichte karakter van de teamreflectie kan leiden tot het risico dat medewerkers denken: ‘dit hebben we weer afgevinkt en nu weer door met de dagelijkse gang van zaken’. Dit is een afbreukrisico voor het continue proces van leren en ontwikkelen binnen het team. Het effect van de teamreflectie valt of staat met de kwaliteiten van de leidinggevende.

Waar is men het meest trots op bij het toepassen van de methode? 

Men is het meest trots op het feit dat teamreflectie nu een structureel onderdeel is van de ontwikkeling van een team. Daarnaast is men blij dat medewerkers de toegevoegde waarde inzien van teamreflectie en dat dit hen echt helpt om de kwaliteit van de zorg voor cliënten te verbeteren. 

Wat zijn verbetermogelijkheden? 

• De borging in de praktijk is nog een aandachtspunt; het onderwerp dat centraal staat tijdens de teamreflectie moet onderdeel worden van een continu proces van leren en ontwikkelen binnen het team. Het moet niet een eenmalig iets zijn, maar het moet onderdeel worden van het team. In de praktijk gebeurt dit nog te weinig. 
• Het onderwerp van de teamreflectie moet niet te groot gemaakt worden. Houdt het klein en pak het stapje voor stapje op. Het team moet niet de illusie hebben dat een onderwerp in een bijeenkomst van drie uur opgelost wordt. Het is een continu proces van leren en ontwikkelen dat op de agenda gezet moet worden. 

Wordt de methode ook elders toegepast? Op welke schaal? 

Het is niet bekend of de methode ook elders wordt toegepast. Er zullen ongetwijfeld organisaties zijn die dit ook doen, mogelijk in een andere vorm of werkwijze. 

Suggesties voor andere organisaties die aan de slag willen met deze methode

Laat het onderwerp van de teamreflectie geen eendagsvlieg zijn, maar laat het een terugkerend onderwerp op de agenda van teamoverleg zijn. Op deze manier kun je stapje voor stapje het onderwerp van de teamreflectie beter in de vingers krijgen. Daarnaast is het van belang dat teamreflectie gedragen wordt door de werkvloer en niet alleen maar gedragen wordt door het hoofdkantoor.