Leren werken met ECD bij Amarant

Gepubliceerd op: 12-06-2024

Werkplekleren is leren op je werk. Dat kan tijdens het werk, bijvoorbeeld door te kijken hoe iemand anders een taak aanpakt. Of door een coach te laten meekijken bij een werksituatie. Maar ook door een cursus of training te volgen. Hieronder vind je een voorbeeld van hoe je het leren kunt inrichten binnen je organisatie.

Hoe ziet de methode er op hoofdlijnen uit?

Op 1 april 2023 is de organisatie live gegaan met een nieuw Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) (. Tegelijkertijd werd ook de zorgmethodiek aangepast. Bij de introductie van het vorige ECD werd iedereen klassikaal geschoold. Dit kostte enorm veel verleturen van medewerkers. Deze keer wilde de organisatie het daarom anders aanpakken. Niet meer alle medewerkers in de schoolbanken, maar ondersteuning bieden op de werkvloer met behulp van verschillende hulpmiddelen. Gekozen is voor een aanpak waarbij medewerkers van verschillende ondersteuningsmogelijkheden gebruik kunnen maken om te leren werken met het ECD, afhankelijk van hun leerstijl. Zo zijn er buddy’s op de werkvloer (key-users die in de betreffende divisie werkzaam zijn). Zij kunnen om raad worden gevraagd tijdens het werk. Daarnaast is er een groot aantal micro-learnings ontwikkeld (hele korte e-learnings) die medewerkers tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen raadplegen. Tenslotte zijn performance support kaarten ontwikkeld. Medewerkers kunnen daarmee tijdens het werk (just-in-time), als zij iets niet weten, een QR-code scannen met een mobiele telefoon, om zo informatie over het ECD op te vragen (zoals stappenkaarten, tips, videokaarten, checklists, etc.).

Kernaspecten van werkplekleren

Directe ondersteuning door een collega op de werkvloer (buddy).
Tijd- en plaatsonafhankelijk leren (micro-learnings, performance support met behulp van QR-codes).

Wat is de doelstelling?

De doelstelling van deze aanpak is het ondersteunen van de medewerkers op de werkvloer bij het leren en ontwikkelen (in dit geval bij het werken met het nieuwe ECD). Het motto daarbij is: In twee klikken en binnen 10 seconden moet de inhoud te bereiken zijn.

Wat is het beoogde resultaat?

Het beoogde resultaat is dat alle medewerkers van de organisatie op de juiste manier kunnen werken met het ECD.

Hoe ziet de opzet eruit?

Het ondersteuningstraject voor het leren werken met het ECD is zo ingericht dat medewerkers uit verschillende ondersteuningsmiddelen kunnen kiezen, afhankelijk van hun leerstijl:

Ondersteuning door een collega die hiervoor wordt gefaciliteerd (de key-user). Alle divisies van de organisatie (zes in totaal) hebben hun eigen key-users. De key-users hebben hiervoor een klassikale training gevolgd.
Een eigen platform op de intranetpagina van de organisatie.
Micro-learnings in het Leer Management Systeem (LMS). De ontwikkeling van de micro-learnings heeft plaatsgevonden in samenspraak met een extern softwarebedrijf.
QR-codes die kunnen worden gescand als een medewerker niet weet hoe hij/zij iets moet invullen in het ECD. Deze vorm van performance support is door de organisatie zelf ontwikkeld en bestaat uit stappenkaarten, tips, videokaarten, checklists, etc.

De hele methodiek is in een half jaar tijd ontwikkeld door een werkgroep Scholing, bestaande uit kwaliteitsmedewerkers, functioneel beheerders, senior-begeleiders en medewerkers van de Academie van de organisatie. De behandelaren waren verantwoordelijk voor de implementatie van de nieuwe zorgmethodiek. Medewerkers zijn niet verplicht om gebruik te maken van alle mogelijkheden. Ze hoeven niet gecertificeerd te zijn om te werken met het ECD.

Meer informatie

Hoe lang wordt de methode al gebruikt?

De methode is sinds 1 april 2023 in gebruik. Ter informatie: het interview is half mei 2023 afgenomen.

Hoe vaak wordt de methode gebruikt?

In de periode april 2023 tot en met half mei 2023 zijn de micro-learnings 23.000 keer geraadpleegd en zijn de QR-codes 400 keer gescand.

Wat is de doelgroep?

Het ondersteuningstraject is ingezet voor alle medewerkers die met het ECD werken. Het gaat feitelijk om alle medewerkers die in de primaire zorg werkzaam zijn, behalve de artsen:

De behandelaren.
De planverantwoordelijken (eerstverantwoordelijke persoonlijke begeleiders die het aanspreekpunt zijn voor familie en verwanten).
Rapporteurs (begeleiders, assistent-begeleiders).
Medewerker met registratie en/of financiële rollen.

Wordt er geëvalueerd en wat komt daaruit?

In een kort tijdsbestek wordt enorm veel gebruik gemaakt van de ondersteuningsmiddelen. De evaluatie moet echter nog volgen. Het grote verschil tussen het gebruik van de micro-learnings en de QR-code kan waarschijnlijk (deels) verklaard worden vanuit het feit dat medewerkers aangeven dat ze gebruik moeten maken van hun privé-telefoon om de QR-code te scannen. Veel medewerkers vinden dat niet prettig. Daarnaast is de QR-code niet op alle computers geplakt, maar staat deze alleen in een handleiding (routekaart). Je moet dus als medewerker extra handelingen verrichten om bij de QR-code te komen. Tenslotte is het werken met QR-codes een nieuwe vorm van leren. De vraag is of de praktijk daar al helemaal klaar voor is. De organisatie heeft dit eerder geprobeerd bij het leren werken met een tillift. Er was toen echter veel weerstand vanuit de vakgroep fysiotherapie en ergotherapie. De balans vinden met handelingen die een risico kunnen vormen en de toegankelijkheid van de werkwijze dient goed afgewogen te worden. Het creëren van draagvlak voor het werken met QR-codes is daarom erg belangrijk.

Is de methode wetenschappelijk onderbouwd?

Bij het ontwerpen van het traject is gebruik gemaakt van de theorie omtrent de 5 Moments of Need^[1] en van de eigen visie op leren en ontwikkelen en innovatie van de organisatie. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van het TPACK-model van Matthew Koehler en Punya Mishra^[2] ten aanzien van digitale didactiek. TPACK staat voor Technological Pedagogical Content Knowledge, de specifieke deskundigheid van de leraar om de kennis en de vaardigheden die bij een vak horen op een aantrekkelijke en begrijpelijke manier te presenteren aan de leerling met behulp van ICT.

Wat zijn de benodigde investeringen?

Als organisatie heb je een Leer Management Systeem (LMS) nodig. Daarnaast zaten er 10 medewerkers in de werkgroep Scholing, die in een periode van een half jaar allemaal vijf uur per week aan het ontwikkelen van het traject hebben besteed. Omdat de medewerkers onder werktijd en just-in-time gebruik kunnen maken van alle ondersteuningsmiddelen (buddy, micro-learnings, QR-codes) kost dat nauwelijks tijd. De tijd voor een klassikale training voor al het personeel is dus uitgespaard.

Welke randvoorwaarden zijn te benoemen?

Er moet draagvlak worden gecreëerd voor nieuwe vormen van leren. Dat betekent veel, open en transparant communiceren. Dit heeft men gedaan door voortdurend vragen te beantwoorden en door vaak berichten over het traject te plaatsen op intranet. Het management had men nog beter moeten betrekken. Zij moeten overtuigd worden van deze nieuwe manier van leren en dit ondersteunen. Daarnaast stond de Raad van Bestuur achter deze nieuwe manier van opleiden. De scholing van het vorige ECD had veel geld gekost omdat iedereen een klassikale scholing moest volgen. Deze nieuwe werkwijze werd daarom omarmd.

Welke praktische hulpmiddelen zijn beschikbaar?

Een handleiding, micro-learnings en QR-codes.

Welke trainers, coaches of cursussen zijn beschikbaar?

Elke divisie heeft eigen key-users, die gefaciliteerd worden in tijd.

Wat zijn voordelen van de methode?

Er zijn verschillende voordelen te benoemen:

Ten aanzien van de QR-codes: als er inhoudelijk iets verandert in het ECD dan blijven de QR-codes hetzelfde en hoeft alleen de inhoud ervan te worden aangepast.
Voor de gebruikers: zij hebben de ondersteuning altijd bij de hand. Zij kunnen kiezen wat het beste bij hen past (bijvoorbeeld een vraag stellen aan de key-user of de QR-codes gebruiken).

Wat zijn nadelen van de methode?

Er zijn eigenlijk geen nadelen te benoemen.

Waar is men het meest trots op bij het toepassen van de methode?

Men is er erg trots op dat de hele methodiek binnen een half jaar is ontwikkeld. Daarnaast is men er trost op dat dat de medewerker meerdere wegen kan bewandelen om antwoord op zijn/haar vraag te krijgen en dat dit ook 24/7 kan.

Wat zijn verbetermogelijkheden?

Als men meer tijd had gehad, dan had het materiaal er visueel veel beter uit kunnen zien. Dat zou naar verwachting het leren ten goede komen, omdat medewerkers dan sneller geïnspireerd raken om met het materiaal te werken.

Wordt de methode ook elders toegepast? Op welke schaal?

De micro-learnings worden ook elders gebruikt. Of een totaalpakket, zoals de organisatie heeft, ook elders gebruikt wordt is onbekend.

Suggesties voor andere organisaties die aan de slag willen met deze methode

Ga hier gewoon mee aan de slag! Je kunt niet alle problemen voorkomen. Het is een interactief proces. Je moet continue toetsen of je nog op de goede weg zit. Betrek de gebruikers erbij en vraag aan hen of zaken duidelijk zijn. Verder is communicatie en betrokkenheid van het management erg belangrijk.

^[1] https://www.5momentsofneed.com/moments-of-need-ebook/

^[2] Koehler, M., & Mishra, P. (2009). What is technological pedagogical content knowledge (TPACK)?. Contemporary issues in technology and teacher education, 9(1), 60-70.

Bron

Amarant