Minder regels én een goed gesprek

‘Vanaf verschillende kanten kwamen er signalen dat het met minder regels zou moeten kunnen, stelt Cassandra Verspeek, kwaliteitsadviseur bij Dichterbij. Die wens leeft niet alleen bij de zorgteams. Ook de invoering van meer zelforganisatie bij Dichterbij maakte dat we nog eens kritisch zijn gaan kijken naar wat er nu echt nodig is qua administratie. Want zelforganisatie is vooral bedoeld om teams in staat te stellen te werken aan betere zorg. Daarvoor moet je kritisch nadenken welke regels en registraties noodzakelijk zijn en waar je professionals niet mee moet lastig vallen’.

Deel jouw ervaring

Werk jij ook aan het verminderen van regeldruk binnen je organisatie? En wil jouw ervaringen en kennis delen? Neem dan contact op met Josien van Dijkhuizen voor een (telefonisch)interview.

Contact met Josien

Het kan met minder

Na de bijeenkomst ‘minder papier, meer tijd voor zorg’ te hebben gevolgd bij Vilans, is Cassandra er binnen de eigen organisatie mee aan de slag gegaan. ‘Het is natuurlijk heel inspirerend om samen met teams zogenaamde “schrapsessies” te organiseren. Daarin werd al vrij snel duidelijk dat we niet alleen veel vastleggen “omdat het moet van de wet of het zorgkantoor”, maar ook omdat we het zelf zo afgesproken hebben. Om een voorbeeld te geven: we hebben een intern meldingsformulier voor agressie-incidenten met 46 vragen die beantwoord moesten worden, weten terug te brengen tot vijftien vragen, waarmee ook prima overgebracht kan worden wat er is gebeurd.’ 

Het mooie is dat het streven om de administratieve lasten te beperken bijna als vanzelf leidt tot een gesprek over de bedoeling achter de regels: waarom doen we dit? Wat willen we hiermee bereiken? Heeft de cliënt hier baat bij? ‘Zo wordt het schrappen van regels een aanleiding om met elkaar in gesprek te gaan over zinvolle zorg en hoe we die organiseren’, aldus Cassandra.

Samen met verzekeraar

Maar niet alleen intern is Dichterbij met het thema aan de slag gegaan. Ook is overlegd met vertegenwoordigers van zorgkantoor VGZ en medewerkers van Dichterbij om te kijken of het vastleggen en uitwisselen van gegevens handiger kon. ‘Ook dat heeft tot vermindering van administratie geleid’, zegt Cassandra. ‘Enerzijds omdat de mensen uit de praktijk heel goed inzichtelijk konden maken waar ze tegenaan liepen. Anderzijds doordat nu al gauw het gesprek kwam op de vraag naar de bedoeling van al die handelingen.’

Een voorbeeld

In de inkoopovereenkomst vereist het Zorgkantoor dat het ondersteuningsplan besproken is met de cliënt en zijn familie. Om dat aan te tonen moest daar een handtekening in inkt van de bewoner/familie onder. Cassandra: ‘de wet zegt dat het ondersteuningsplan “in overleg met de cliënt of vertegenwoordiger tot stand moet komen”. Een handtekening is hiervoor niet vereist. Maar de handtekeningeis van het Zorgkantoor leidde er toe dat er een heel administratief proces wordt opgetuigd om die handtekening te krijgen, kopieën te maken en die toe te sturen. Dat hebben we in overleg met VGZ vervangen door digitaal de instemming van cliënt en verwant vast te leggen. Het gaat erom hoe dat ondersteuningsplan tot stand is gekomen en hoe dat is geactualiseerd. Dat is de waar VGZ  inzicht in wil, het gaat niet om zo’n handtekening.’

Blijvend in gesprek

Uit het gesprek met Dichterbij is gebleken dat er opnieuw een gesprek moet plaatsvinden over de manier waarop wordt gewerkt. Alleen dan is het mogelijk om tegemoet te komen aan de wens tot minder regels en administratie. ‘Natuurlijk moet je binnen de richtlijnen en protocollen werken. Maar laten we er scherp op blijven dat je niet alles in regels en registraties hoeft vast te leggen. Dat is veel belangrijker dan een kwaliteitshandboek met ruim achthonderd documenten, die niemand van buiten kent. Het gesprek met elkaar voeren, in alle openheid, steeds weer, dat is voor mij de belangrijkste opbrengst geweest van dit traject. En dat blijven we doen!'

Meer informatie:

• Verminderen van regeldruk
• Zelf aan de slag