De Service Blue Print maakt een implementatieproces heel inzichtelijk

De app SignaLEREN-app is ontwikkeld door zorgorganisatie Koraal en ontwikkelaar Ivengi en helpt om spanningen beter te reguleren. ‘Wij zetten de app in bij mensen met een licht verstandelijke beperking’, vertelt Martijn Schep, coördinator innovatie en duurzaamheid en persoonlijk begeleider. ‘De app helpt hen om zelf regie te hebben over hun signaleringsplan waardoor emoties minder hoog oplopen. Zij krijgen zo inzicht in eigen emoties en daarnaast een gedragsalternatief aangereikt. Het voordeel is dat zij hierdoor meer eigen regie ervaren. De app biedt ondersteuning op maat, omdat de aangereikte oplossingen van tevoren met de cliënt worden bepaald.’

Service Blue Print

’s Heeren Loo bevindt zich nog midden in het implementatieproces dat best complex kan zijn. Een Service Blue Print kan dan een handig hulpmiddel zijn. ‘Hiermee schrijf je het hele proces uit’, vertelt Matthijs Klok, projectleider innovatie bij ’s Heeren Loo. ‘Van de aanschaf van de app tot aan de ingebruikname van de technologie door alle beoogde gebruikers in de organisatie. Je aandacht ligt daarbij op de gehele breedte van een implementatieproces. Van gebruiker- tot organisatiecontext en alle processen die daarmee samenhangen. Bijvoorbeeld het regelen van de ondersteunende digitale infrastructuur. De Service Blue Print voorkomt dat je stappen vergeet.’

Visie op stress nodig

Martijn: ‘Voordat een cliënt de app gebruikt, zijn er bijvoorbeeld allemaal stappen waar je aan kunt denken. Zo ontdekten wij dat het belangrijk is om een gedragen visie over stress te hebben binnen de organisatie waar de app dan een oplossing voor biedt. En dat we trainingen gaan geven over stress, zodat medewerkers ook leren in theorie wat stress is en wanneer stress ongezond wordt. De uitdaging is dat medewerkers vervolgens ook aan de SignaLEREN-app denken. We gaan de app dan ook veel benoemen en aandacht geven.’

Je vraagt sneller om inbreng van anderen

Matthijs: ‘Bij een implementatieproces moet je aan heel veel dingen denken. Een risico hierbij is dat je zaken over het hoofd ziet, of vooral vanuit je eigen perspectief invult. Zo kwamen we tot het inzicht dat het toch echt nodig was om een zorgmanager voor een bepaalde sessie uit te nodigen. Zelf denk ik dan al snel dat diegene daar te druk voor is. Maar tot mijn verrassing bleek ze het als heel zinvol te ervaren. Door de Service Blue Print ga je eerder om de inbreng van anderen vragen.’

Het proces is visueel inzichtelijk

Martijn: ‘In het gesprek met andere disciplines of afdelingen levert de Service Blue Print een mooi model op dat je op tafel kunt leggen. Het maakt het hele proces visueel inzichtelijk, waardoor je het erover kunt hebben met elkaar. Het bijzondere is dat het niet zoveel uitmaakt waar je begint in je proces. Je kunt vooruit, achteruit, van boven en naar beneden. Ik vond vooral het maken van de klantreis heel bijzonder. Je schrijft dan echt vanuit de cliënt dingen op doordat je de ik-formulering gebruikt.’

Innovatie-impuls Gehandicaptenzorg

Tijdens de eerste fase van implementatie werd Martijn begeleid door een implementatie-adviseur van de Innovatie-impuls Gehandicaptenzorg. ‘Ik heb daar heel aan gehad. Vooral ook de instrumenten die je krijgt aangereikt. Bijvoorbeeld de Service Blue Print, maar ook ondersteuning in hoe je een businesscase ontwikkelt. Het werkt goed om met iemand van buiten te sparren of je nog op de goede weg zit. Daarnaast was het heel waardevol om met andere organisaties kennis uit te wisselen die eveneens bezig waren met de implementatie van de SignaLEREN-app.’

Inzichten uit kleinschalig uitproberen

Binnen ’s Heeren Loo hebben ze de app inmiddels al kleinschalig uitgeprobeerd. Martijn: ‘Het aantal cliënten bleek alleen te klein. We hadden een aantal afhakers. Daarom gaan we nu meer mensen uitnodigen vanaf het begin om meer inzicht en resultaat te krijgen. Daarnaast kijken we ook hoe nu verder. Zo is het vraagstuk rondom eigenaarschap belangrijk. Wie gaat bijvoorbeeld het initiatief nemen om de implementatie te bekostigen?’

Zorgen voor draagvlak

Matthijs: ‘Een ander inzicht is hoe belangrijk het is om alle betrokkenen van zo’n app goed mee te nemen. Denk hierbij aan leerspecialisten, zorgmanagers, begeleiders en projectleiders. Je moet weten wat voor hen echt belangrijk is zodat je draagvlak creëert.’ Martijn: ‘Ook kun je niet alles via een Teamsverbinding alleen doen. We zijn daar voorheen echt door corona beperkt in geweest. Online is er veel minder ruimte voor spontaan contact, zoals een grapje tussendoor of een persoonlijk gesprek. Terwijl dat wel nodig is om de betrokkenheid van deelnemers te vergroten.’

Landelijke pilot

’s Heeren Loo wil de app tot slot ook landelijk opschalen en ook dat brengt uitdagingen met zich mee. Martijn: ‘We merken dat collega’s echt wel de toegevoegde waarde van zo’n app zien. Toch is een formeel verzoek voor financiering voor landelijke opschaling een heel ander verhaal. We willen dan ook een ambassadeur en een sponsor werven en de app gaan positioneren via onze Kennisketen LVB (licht verstandelijke beperking). In deze keten zijn mensen betrokken die beleid kunnen opstellen en de app op de kaart kunnen zetten door communicatie over de meerwaarde.’

Verder denken dan oude structuren

De kennisuitwisseling op landelijk niveau heeft voordelen. Matthijs: ‘Door de kennis van de deelnemende regio’s te bundelen, kunnen we ervoor zorgen dat er op landelijk niveau meer samenhang komt. De kennis die in de regio beschikbaar is wil je landelijk kunnen faciliteren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de opgedane kennis uit de begeleiding van de Innovatie-impuls. Het dwingt je bovendien om verder te kijken dan de grenzen van je eigen organisatie.’

Ga ook aan de slag!

De Service Blue Print is een van de hulpmiddelen die wordt ingezet in de Innovatie-Route. De Innovatie-Route ondersteunt je bij het implementatieproces door het beschrijven van fases, etappes en hulpmiddelen. De Innovatie-Route is gebaseerd op onderzoeksinformatie en kennis uit de praktijk.

 Bekijk de Innovatie-Route