Start implementatietraject vereist een duidelijke focus
Gepubliceerd op: 14-03-2025
Een project over zorgtechnologie raakt veel belangrijke zaken die niet bij het project zelf horen. Bijvoorbeeld de brandveiligheid als er gedurende de nacht geen medewerker op de locatie aanwezig is. Een duidelijke focus, heldere kaders en structuur zijn daarom bepalend om een implementatietraject met succes te kunnen starten. Dit leerde zorgorganisatie SOVAK onder meer bij de implementatie van nachtzorgtechnologie. Wat was hun aanpak?
Ik kijk graag met een brede focus, maar soms is het nodig om juist te versmallen. Als je het project te breed insteekt, lukt het nooit om van start te gaan met de implementatie.
Irma Reuvers, beleidsmedewerker en projectleider zorgdomotica
De inzet van zorgtechnologie raakt veel mensen en processen in de organisatie. Het is dan belangrijk om de randvoorwaarden op orde te hebben. Michiel Baelemans, strategisch adviseur, is het aanspreekpunt voor zorgtechnologie binnen de organisatie. Vanuit deze functie werkt hij nauw samen met Irma en zet de lijnen uit over wat binnen en buiten het project valt. Zij kijken terug op de stappen die gezet zijn.
De inzet van technologie voor de nacht en de dag
In 2021 stapte SOVAK over naar andere technologie voor de nachtzorg. SOVAK biedt zorg en ondersteuning voor mensen met een beperking: van een lichte verstandelijke beperking tot een ernstige verstandelijke beperking. En van jong tot oud.
Michiel: ‘We wilden de nachtzorg slimmer gaan inrichten. Dat begon met een technische vervanging door slimme technologie die meer mogelijkheden biedt: signalen opvangen, werken met camera’s en sensoren en data kunnen analyseren. Als je bijvoorbeeld uit de data weet dat een cliënt altijd om 3:00 uur naar het toilet moet en daar hulp bij nodig heeft, dan kan een begeleider er al een paar minuten van tevoren zijn. Zo voorkom je onrust.’
Na de technische vervanging is gekeken naar uitbreiding van de nachtzorgdomotica naar andere locaties. En daarbij wilde SOVAK kijken naar de mogelijkheid om zorgdomotica ook in te zetten in de dagzorg. Het belangrijkste is dat de inzet van zorgtechnologie altijd moet bijdragen aan kwaliteit en veiligheid van leven van de cliënten, werkplezier van de zorgmedewerkers of efficiënte inzet van middelen.
Opschalen is nodig
Het gaat er niet om dat we zo graag technologie in willen zetten. Het gaat erom dat we straks minder middelen en minder mensen hebben en we willen wel graag minimaal diezelfde kwaliteit van zorg kunnen blijven leveren.
Michiel Baelemans, strategisch adviseur en aanspreekpunt voor zorgtechnologie
'Met de inzet van zorgtechnologie hebben zorgmedewerkers meer tijd voor directe zorg aan cliënten. Daarnaast streven we ernaar het werkplezier te vergroten door hen de mogelijkheid te bieden nieuwe vaardigheden te ontwikkelen en zichzelf verder te professionaliseren. Opschalen is daarom nodig. Het betekende wel dat we goed moesten kijken hoe we de zorg en financiering hadden ingericht.’ gaat Michiel verder.
Aanpak start implementatie
Ze konden niet de enige zijn die met deze vraagstukken aan de slag wilden gaan, bedachten ze. Zo kwamen ze terecht bij de Innovatie-impuls die hen adviseerde op basis van de InnovatieRoute. Welke stappen zijn doorlopen?
Bij de basis op orde hoort een duidelijke focus en richting. Die kon scherper, merkten Irma en Michiel. Werken volgens de Theory of Change heeft hen veel geholpen bij het bepalen van een duidelijkere focus en richting. Je krijgt inzicht in wat binnen en buiten het zorgtechnologieproject valt. De Theory of Change is helpend om deze inzichten aan te scherpen door na te denken over:
Welke verandering wil je bereiken en bij wie?
Wat zijn de resultaten van je activiteiten?
Wat is je uiteindelijke doel?
Wat is de stip op de horizon?
Irma: ‘Het beantwoorden van deze vragen heeft geholpen om de randvoorwaarden zichtbaar te maken op het moment dat ze opkomen. Je kunt koers houden en taken bij de juiste mensen beleggen. Michiel en ik hebben dat echt samen gedaan. Als projectleider houd ik wel contact met de collega’s bij wie taken belegd zijn. Onze voortgang hangt ook af van hun voortgang.’
De Theory of Change heeft SOVAK geholpen om organisatie doelen op korte, middellange en lange termijn uit elkaar te halen. Om vervolgens vast te stellen wat wel of niet binnen het huidige zorgtechnologieproject valt en verwachtingen af te stemmen met de interne opdrachtgever. Michiel: ‘Met de Theory of Change haal je ook doel en gevolg uit elkaar. Het idee leefde dat het doel was om de slaapwacht af te bouwen door nachtzorgtechnologie in te zetten. Het doel is kwaliteit van zorg bieden en zorgmedewerkers op de juiste momenten zo goed mogelijk inzetten. Bij de ene locatie kan dat betekenen dat de slaapwacht behouden moet blijven, maar er overdag andere keuzes worden gemaakt. Bij een andere locatie betekent het dat de slaapwacht afgebouwd kan worden.’
Samen met de gedragskundige zijn criteria voor het werkproces tijdens de nachtzorg opgesteld die gelden voor alle locaties. Zorgmedewerkers van de locaties konden daar hun input op geven. Zo ontstond er stap voor stap draagvlak. De criteria bieden structuur en een uniforme aanpak.
Michiel: ‘Er was soms weerstand bij zorgmedewerkers om de slaapwacht los te laten. Dat is logisch. Het raakt ook het leven dat ze om hun werk heen hebben opgebouwd. Dat vraagt om meerdere gesprekken die je het beste voert op basis van feitelijke argumenten vanuit de Theory of Change en de opgestelde criteria. Dan wordt de situatie heel helder. Het herhalen van de boodschap waarom we dit doen, helpt ook. We moeten echt anders gaan werken en denken. Dat kost alleen wel tijd. Dat je met zorgtechnologie meer kunt waarnemen dan wat mensen tijdens een slaapwacht kunnen, wordt niet meteen aangenomen.’
Het is belangrijk om collega’s regelmatig bij het project te betrekken en met hen te overleggen. Denk aan managers, collega’s die helpen de zorgvraag van cliënten te achterhalen, gedragskundige, huisvesting, BHV-organisatie, ICT, de leverancier van de zorgtechnologie, cliënten(raad) en naasten.
Irma: Ik overleg veel om af te stemmen en iedereen op één lijn te krijgen, zodat we ons doel bereiken. Het onderwerp is ook vaak door Michiel en de managers op de agenda gezet van het strategisch- en managersoverleg. Het vraagt een lange adem. En dat heeft nu succes! Het enthousiasme is er en het loopt lekker. In maart 2025 beginnen we met het installeren van een nieuwe versie van de zorgdomotica op ongeveer 8 locaties als proeftuin. Teams en naasten zijn geïnformeerd; iedereen. Dat voelt heel tof!’
Het in gebruik nemen van een technologie vraagt om ondersteuning van collega’s: Hoe zet je de technologie goed in, zodat die daadwerkelijk bijdraagt? Bij SOVAK vinden ze het daarom belangrijk om iedereen te trainen die op dit moment in dienst is. Door de scholing kort op de livegang te doen, kunnen medewerkers de kennis meteen in de praktijk toepassen. Michiel: ‘Het verschil met de scholing in 2021 is dat het toen optioneel was. Nu zeggen we: iedereen die met de technologie moet werken doet mee.’
Tip: Maak het begrip ‘zorgtechnologie’ normaal en de inzet ervan onderdeel van het werkproces
Zorgtechnologie klinkt vaak als iets moeilijks. Dat hoeft het niet te zijn. Een tillift is ook zorgtechnologie en die maakt het werk lichter en makkelijker. En veel mensen hebben een smartphone waarmee ze best handig zijn. Als je die vergelijking maakt, wordt het al normaler, concreet en tastbaar voor medewerkers en naasten. Irma: ‘Zorgmedewerkers die al ervaring hebben met de zorgtechnologie, vertellen ook hoe ze die inzetten voor een cliënt tijdens een teamoverleg. Zo ontstaan ideeën bij collega’s voor welke cliënt de technologie nog meer handig kan zijn.’
De inspanning die het kost om ermee te werken moet ook minimaal zijn, vindt ze. Alles in het ECD zetten bijvoorbeeld, zodat iedereen dezelfde informatie heeft. Dit helpt om elkaar enthousiast te maken.
Innovatie-impuls 2
Innovatie-impuls 2 is een programma van Vilans in samenwerking met Academy Het Dorp. Het programma is onderdeel van de Toekomstagenda: Zorg en ondersteuning voor mensen met een beperking van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS).
