Een warm welkom met een onboarding app

Gepubliceerd op: 10-06-2024

Werkplekleren is leren op je werk. Dat kan tijdens het werk, bijvoorbeeld door te kijken hoe iemand anders een taak aanpakt. Of door een coach te laten meekijken bij een werksituatie. Maar ook door een cursus of training te volgen. Hieronder vind je een voorbeeld van hoe je het leren kunt inrichten binnen je organisatie.

Hoe ziet de methode er op hoofdlijnen uit?

Op het moment dat een medewerker aangenomen wordt en er een arbeidsvoorwaardengesprek plaats gaat vinden, krijgt de toekomstige medewerker een uitnodiging om de onboarding applicatie (app) van de organisatie op zijn/haar smartphone te installeren. In deze app kan een (toekomstig) medewerker informatie vinden over het arbeidsvoorwaardengesprek (wat moet ik wel/niet meenemen), maar ook informatie over de eerste dagen dat iemand werkzaam is binnen de organisatie. Daarnaast kan een medewerker in de app basiskennis vinden met betrekking tot het werken binnen de organisatie, evenals verdiepende kennis rondom weerbaarheid en agressie.

Kernaspecten van werkplekleren

Tijd- en plaatsonafhankelijk leren (micro-learnings, performance support).

Wat is de doelstelling?

Oorspronkelijk was de doelstelling van de methode om een nieuwe medewerker een warm welkom te bieden, zodat zij zich vanaf dag nul meteen welkom voelen bij de organisatie. Op een later moment zijn er ook inhoudelijke modules toegevoegd aan de applicatie over weerbaarheid en agressie. Met behulp van de app wil de organisatie de nieuwe medewerker bij de hand nemen tijdens de eerste periode van zijn/haar aanstelling binnen de organisatie.

Wat is het beoogde resultaat?

Het beoogde resultaat van de methode is dat de medewerker te allen tijde voorzien is van informatie tijdens zijn/haar eerste dagen en weken binnen de organisatie. Dit gaat zowel om de inhoud van het werk (module Weerbaarheid en agressie), als om de meer procedurele aspecten van het werk (Waar kan ik een medewerkerspas halen?).

Hoe ziet de opzet eruit?

Op het moment dat er een arbeidsvoorwaardengesprek gepland wordt met een toekomstige nieuwe medewerker binnen de organisatie, wordt er gelijktijdig een mail gestuurd met een uitnodiging voor de onboarding app. In deze mail vindt de nieuwe medewerker een link die toegang geeft tot de onboarding app. De app is ontwikkeld in samenwerking met een extern softwarebedrijf. Dit bedrijft verzorgt het digitale onboardingplatform; de inhoud wordt aangeleverd door de organisatie. De medewerker vindt in de mail zijn/haar inloggegevens en krijgt met behulp hiervan volledige toegang tot de applicatie.

Hij/zij kan dan zelf bepalen wanneer hij/zij welke informatie van de app tot zich neemt. De medewerker heeft een jaar de tijd om alle informatie tot zich te nemen. Tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek wordt benadrukt dat er van de medewerker verwacht wordt dat hij voor de eerste werkdag de module Basiskennis en de module Weerbaarheid en agressie heeft gevolgd. Buiten deze twee modules is de medewerker vrij om zelf gebruik te maken van de app wanneer hij/zij daar behoefte aan heeft.

Meer informatie

Hoe lang wordt de methode al gebruikt?

De methode wordt ongeveer een jaar gebruikt binnen de organisatie.

Hoe vaak wordt de methode gebruikt?

De onboarding app wordt beschikbaar gesteld voor iedere nieuwe medewerker binnen de organisatie. Het is niet bekend hoe vaak de app daadwerkelijk gebruikt wordt door medewerkers. Wel worden er op maandelijkse basis rapportages gedraaid om te achterhalen of nieuwe medewerkers de weerbaarheid en agressie module in de app hebben gevolgd.

Wat is de doelgroep?

De onboarding app is beschikbaar voor iedere nieuwe medewerker, ongeacht de doelgroep of functie die hij/zij bekleedt binnen de organisatie. De app biedt mogelijkheden om aangepast te worden naar de wensen en behoeften van de nieuwe medewerker, bijvoorbeeld op basis van de regio waar de nieuwe medewerker gaat werken. Op deze manier kan het leren en ontwikkelen op de individuele medewerker afgestemd worden.

Wordt er geëvalueerd en wat komt daaruit?

De resultaten en effecten van het gebruik van de onboarding app zijn nog niet in kaart gebracht. Wel geven nieuwe medewerkers aan dat ze het fijn vinden om informatie te krijgen en dat duidelijkheid wordt verschaft gedurende het inwerkprogramma.

Is de methode wetenschappelijk onderbouwd?

Voor zover bekend is er geen gebruik gemaakt van wetenschappelijke onderbouwing bij het implementeren van de onboarding app^[1].

Wat zijn benodigde investeringen?

Er moet geïnvesteerd worden in het ontwikkelen van de onboarding app in samenwerking met de appontwikkelaar. Daarnaast moeten er binnen de organisatie medewerkers vrij gemaakt worden om inhoudelijk invulling te geven aan de app, tijdens de ontwikkelfase, de implementatiefase en de uitrolfase. Het is belangrijk om deze medewerkers voor een langere tijd verantwoordelijk te maken voor de onboarding app.

Welke randvoorwaarden zijn er?

Een nieuwe medewerker moet de beschikking hebben over een smartphone of tablet om de onboarding app te installeren.
Er moet een verantwoordelijk persoon aangesteld worden binnen de organisatie die zich ontfermt over de onboarding app. Hij/zij moet eigenaar zijn van de app en op de hoogte zijn van alle ins en outs van de app, zowel inhoudelijk als ontwerptechnisch.

Welke praktische hulpmiddelen worden gebruikt?

De onboarding app is beschikbaar voor iedere nieuwe medewerker. De uitnodigingsmail om gebruik te maken van de onboarding app wordt verzonden op het moment dat een medewerker uitgenodigd wordt voor het arbeidsvoorwaardengesprek.

Welke trainers, coaches of cursussen zijn beschikbaar?

Binnen de organisatie is een digicoach beschikbaar waar medewerkers met allerlei vragen terecht kunnen omtrent digitalisatie. Als een medewerker vragen heeft over de onboarding app, dan kunnen ze bij de digicoach terecht.

Wat zijn voordelen van de methode?

De onboarding app is een laagdrempelige manier van informatie-ontsluiting, omdat de app de mogelijkheid biedt om gedurende het inwerkprogramma de nieuwe medewerker van allerlei informatie te voorzien over het werken bij de organisatie.
De onboarding app wordt gezien als toegankelijk voor iedere medewerker, ongeacht leeftijd, geslacht en opleidingsniveau. De app is makkelijk in gebruik (zowel het installeren, als het doorlopen van de modules).
De onboarding app is makkelijk aan te passen als organisatie zijnde. In het geval dat er specifiek aandacht moet zijn voor bijvoorbeeld de gedragscode, dan kan dit gemakkelijk als module toegevoegd worden aan de app.

Wat zijn nadelen van de methode?

De onboarding app is oorspronkelijk ontwikkeld om medewerkers een warm welkom te geven, maar wordt nu ook gebruikt om kennis te ontsluiten. Daardoor is het doel van de app niet altijd duidelijk voor (nieuwe) medewerkers en schiet de app zijn oorspronkelijke doel voorbij.
De onboarding app is makkelijk aan te passen en daardoor wordt er heel veel informatie ingestopt. Dit kan ook als nadeel gezien worden, omdat de app op die manier een overload aan informatie bevat voor een nieuwe medewerker.
De onboarding app heeft nu nog een vrijblijvend karakter, waardoor de kans bestaat dat nieuwe medewerkers nog steeds onvoorbereid bij het arbeidsvoorwaardengesprek en/of op de eerste werkdag verschijnen.

Waar is men het meest trots op bij het toepassen van de methode?

De onboarding app dient als een uithangbord voor de organisatie en biedt een beter inkijkje in de organisatie dan alleen een brief die op de deurmat valt. Het geloof heerst dat de app potentiële nieuwe medewerkers over de streep kan trekken om bij de organisatie te komen werken in de huidige arbeidsmarkt.

Wat zijn verbetermogelijkheden?

De onboarding app is geïmplementeerd binnen de organisatie met als doel om medewerkers een warm welkom te heten, maar wordt steeds gevuld met nieuwe kennis. Het is daarom belangrijk om een visie te hebben op waarom de app in het leven is geroepen: Gaat het om de medewerker een warm welkom geven, of is het bedoeld als een efficiënte manier om kennis te ontsluiten?

De opvolging van het gebruik van de onboarding app verdient nog aandacht. Er wordt gedacht aan het sturen van een push-melding als een nieuwe medewerker een module nog niet gevolgd heeft. Op deze manier hoeft er niet manueel iedere maand een rapportage uitgedraaid te worden, maar wordt ook het proces van medewerkers attenderen geautomatiseerd.

Wordt de methode ook elders toegepast? Op welke schaal?

Voor zover bekend gebruiken ook de organisaties 13 en 18 een onboarding app. Het is echter niet bekend of deze organisaties net als de organisatie gebruik maken van het digitale onboardingplatform van het softwarebedrijf.

Suggesties voor andere organisaties die aan de slag willen met deze methode

Het is belangrijk om bij het ontwikkelen en implementeren van de onboarding app een visie en doel voor ogen te hebben. De app biedt veel mogelijkheden, maar als je van alle mogelijkheden gebruik wilt maken, kan de app het oorspronkelijke doel voorbij streven, met als gevolg dat het voor nieuwe medewerkers niet duidelijk is waar de app nu voor bedoeld is.

^[1] Er is geen systematiek of onderbouwing aanwezig voor de inzet van een applicatie gedurende het inwerkprogramma. Wel zijn er vanuit de leverancier van de applicatie (Appical) een aantal 'kennisproducten' aanwezig in hun kennisbank: https://www.appical.com/nl/ebooks?_gl=1*2i9r32*_up*MQ..&gclid=CjwKCAiAmZGrBhAnEiwAo9qHiVW4KWf_31WPrWCykEOfbtpJvHso7KNghuthQp_fGwadkjegqSoysxoCgaAQAvD_BwE.

Bron

Koraal

Deel deze pagina via:

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

En ontvang direct de publicatie Emotionele ontwikkeling, fasen en bijbehorende begeleidingsstijl in je mailbox.

Inschrijven