Etappe 8: Maak je interne campagne

Als je niet bekend bent met interne communicatie is het handig om je eerst even in te lezen. In het onderdeel interne communicatie van het  stappenplan kennisdelen, wordt uitgelegd wat hier allemaal bij komt kijken. Je vindt er ook algemene informatie over hoe je kennis het beste verspreidt. Bekijk ook het Webinar: Aan de slag met interne communicatie'

Een kernboodschap is eigenlijk een mini-verhaal. Het is een soort kapstok en zorgt ervoor dat je steeds dezelfde kern vertelt over de ingebruikname van de technologie. Je legt daarin het verband tussen de visie van de organisatie, jullie ambitie, het vraagstuk en de oplossing. De kernboodschap is niet alleen belangrijk voor je collega’s, maar ook voor bijvoorbeeld leveranciers, trainers of vormgevers. In het document 'Maak zelf een implementatieplan' vind je onder het kopje: 'Kernboodschap formuleren' een uitleg.

In etappe 2 heb je met je team een stakeholderanalyse uitgevoerd, waarvoor je de Persona Puzzel hebt gebruikt. Daar bouw je nu op verder. Verder kun je gebruik maken van het hulpmiddel doelgroepen analyse van ZonMw. Hierin staan behulpzame vragen en verschillende communicatiestrategieën, die je helpen deze analyse uit te voeren. Op basis van de kernboodschap, je eerdere berichtgeving in de eerste fase en de doelgroep analyse krijg je inzicht in de informatiebehoefte en de manier waarop de doelgroepen deze graag ontvangen. Realiseer je dat de communicatiestrategie of aanpak voor een doelgroep gaandeweg kan wijzigen.

In het format communicatieplan besteed je aandacht aan de doelstellingen en resultaten van je interne en externe communicatie. Het eerste element is de algemene communicatie, die meer gericht is op de reden van het project en wat het cliënten en collega’s oplevert. Het tweede element is meer procesgericht en bevat gedetailleerde informatie over tijdslijnen en projectactiviteiten. Zo weten medewerkers per locatie wat er wanneer van hen wordt verwacht. Wanneer je beperkte tijd en middelen tot je beschikking hebt, geef dan vooral prioriteit aan de interne communicatie.

Gebruik hiervoor het format contentkalender. Hierin staat welke content wanneer in de tijd ingezet wordt voor welke doelgroep, en via welk kanaal. Een kanaal kan bijvoorbeeld een website, nieuwsbrief of bijeenkomst zijn. Neem ook de bijeenkomsten op in je kalender die je nog gaat organiseren, naast de bestaande bijeenkomsten of trainingen. Zorg dat je content bestaat uit een combinatie van ‘uitleg over de bedoeling’, ‘dit komt eraan’ en ‘dit hebben we bereikt en geleerd’. Het werkt verder goed als de contentkalender vanaf nu een vast onderdeel is van de agenda van de projectgroep.

Als het goed is, heb je vanaf het begin al nagedacht over de formule voor externe communicatie. Zie daarvoor etappe 1: Aan de slag met je eerste idee. Ga met elkaar na of deze nog steeds klopt of bijgesteld moet worden. Zo is het belangrijk om mee te nemen wat leveranciers of andere externe partijen over jouw project willen vertellen. Bekijk welke resultaten je wilt delen en bedenk: externe communicatie = interne communicatie. Je kunt niet iets naar buiten brengen waar je interne medewerkers niet van op de hoogte zijn. Maak ook afspraken met je leverancier over wie waarover communiceert.

De communicatiemiddelen maken deel uit van de hulpmiddelen die voortkomen uit etappe 7  en die je gaat maken in etappe 9. Schrijf hiervoor basisteksten, die je in zoveel mogelijk communicatiemiddelen hergebruikt. Weet dat het enorm helpt voor de herkenbaarheid als betrokkenen in het proces dezelfde tekstelementen tegenkomen in de communicatiemiddelen, de training en de begeleiding. Benieuwd naar een voorbeeld? Laat je dan inspireren door enkele voorbeelden van communicatiemiddelen bij verschillende organisaties, die zorgtechnologie intern hebben geïntroduceerd.

Het kan zijn dat je je interne communicatie gaandeweg moet bijstellen om het draagvlak te blijven houden of te laten groeien. Daarom blijft regelmatig evalueren belangrijk.