Etappe 19: Evaluatie

Stel alvast je eigen inhoudsopgave op aan de hand van het voorbeeld inhoudsopgave eindrapportage. Hiervoor verzamel je de data vanuit de verschillende evaluaties van de afgelopen periode. Deze bundel je op cliënt-, zorg-, organisatie- en projectniveau. Pak het tabblad van successen en mislukkingen van je project- en activiteitenplanning er nog eens bij. Hiermee kun je in je rapportage de momenten beschrijven waarop je hebt geëvalueerd, wat je ervan hebt geleerd en hoe dat je project heeft verbeterd. 

Zoek een goede werkvorm voor de evaluatiebijeenkomsten, die je straks helpt om gestructureerd feedback te verzamelen en vast te leggen. Start alle bijeenkomsten met een korte introductie waarin je iedereen weer meeneemt vanaf het eerste idee tot nu. Aan het einde van elke bijeenkomst vraag je een paar mensen of ze als vertegenwoordiging van die groep mee willen lezen in de eindrapportage en willen aansluiten bij de bespreking ervan.

Indien mogelijk, doe je dit samen met een aantal cliënten en naasten van verschillende locaties waarvoor je een bijeenkomst organiseert. Vooraf stuur je alvast de verzamelde ervaringen vanuit cliëntperspectief op. Vraag eventueel de communicatieafdeling om een slag te maken op begrijpelijke taal.

Dit doe je samen met een aantal medewerkers van een aantal teams en collega’s die over de ondersteuning en training gaan. Voor een volledig beeld, is het belangrijk dat je alle geluiden meeneemt. Betrek daarom ook de medewerkers die de technologie in eerste instantie niet zagen zitten. Belangrijke onderwerpen zijn: het gebruiksgemak van de technologie en de service, training en begeleiding gedurende het project. Stel daarbij ook de vraag of iedereen nog steeds het gevoel heeft dat medewerkers met het nieuwe proces goed kunnen werken.

Je hebt bij het opstellen van de businesscase een heel aantal aannames moeten doen. Deze aannames ga je nu zoveel mogelijk onderbouwen met de echte cijfers. Wat zijn de effecten voor je organisatie, in hoeverre kloppen je aannames en hoe onderbouw je die met nieuwe informatie? Evalueer de businesscase samen met je controller en mogelijk iemand van een beleidsafdeling. Mocht de businesscase of de methode aanpassingen nodig hebben, neem je dat op in je advies van je eindrapportage.

Voor deze bijeenkomst nodig je het hele projectteam uit, je leverancier en de functionarissen van afdelingen die wel betrokken waren, maar niet in het projectteam zaten. Hoe heb je met elkaar gewerkt? Als projectteam onderling en als projectteam met de uitvoeringsteams en de verschillende afdelingen als ICT, communicatie, zorg en training? Neem in dit onderdeel ook de samenwerking van de leverancier met de organisatie mee.

Je hebt bij de eerste stap al voorwerk gedaan door je globale inhoudsopgave op te stellen en de data op verschillende niveaus te bundelen. Door tijdens de bijeenkomsten gestructureerd feedback te verzamelen, heb je gezorgd dat je daar overzicht op hebt. Nu ga je het rapport schrijven. Vat de uitkomsten van de evaluaties samen en benoem de belangrijkste conclusies. Houd tijdens het schrijven je publiek voor ogen. Je schrijft het rapport voor de opdrachtgever en belangrijkste stakeholders. Wat zijn de belangen van deze lezer en welke vragen zal deze zichzelf en jou willen stellen?

Stuur je conceptrapportage ruim voor de bespreking op naar je projectteam, zodat zij het kunnen lezen en laten bezinken. Hebben jullie met elkaar overeenstemming over de conclusies en adviezen? Zijn de conclusies eenduidig geformuleerd en de adviezen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden opgeschreven? Bespreek met elkaar ook de antwoorden op de volgende vragen: Is de ondersteuning goed genoeg geweest, of moet daar meer in geïnvesteerd worden? Wat moet er nog geregeld worden om ervoor te zorgen dat het resultaat ook duurzaam geborgd blijft? Moeten er dingen in nieuwe projecten voortaan anders? En welke dingen gingen heel goed en wil je behouden? 

Nodig de vertegenwoordiging van de verschillende evaluatiebijeenkomsten en je opdrachtgevers uit. Zorg ervoor dat je vooraf voor jezelf helder hebt wat je eruit wil halen en bereid dit goed voor. Wellicht wil je de technologie ook invoeren voor een andere doelgroep in een nieuw project. Of je hebt wellicht een investering nodig voor extra ondersteuning van teams.  

Archiveer de definitieve rapportage, documenten en ontwikkelde hulpmiddelen en gooi overbodige concepten weg. Zo krijg je een overzichtelijk projectarchief dat je op een afgesproken centrale plaats kunt opslaan. Daarmee zorg je dat toekomstige projectleiders gemakkelijk gebruik kunnen maken van de eindresultaten en de geleerde lessen.

Het is goed om de rest van de organisatie te laten weten dat er ook (veel) tijd besteed is aan de evaluatie. Het is nog beter deze evaluatie voor hen bruikbaar te maken voor nieuwe projecten. De eindrapportage zelf bevat heel veel waardevolle informatie, haal met communicatie de belangrijkste punten naar boven en maak daar materialen en berichten voor.