8 tips en inzichten die helpen bij een vernieuwingstraject

Bij voorkeur bestaat de projectgroep uit mensen van verschillende functies, lagen en afdelingen. Hierdoor krijg je meer mensen mee. Belangrijk is daarbij dat de projectgroepleden hetzelfde doel voor ogen hebben. En dat iedereen enthousiast is en bereid is om er tijd in te steken. Dit zorgt ervoor dat je ook daadwerkelijk stappen kunt maken. En dat je, ook op moeilijke momenten, toch met elkaar door blijft gaan.

Als je goed begint, lijkt dat een goede voorspeller te zijn of je hele project gaat slagen. Het is daarbij belangrijk dat je weet voor wie je het doet. Dat versterkt de motivatie. Daarnaast werkt het goed om tijd te nemen voor de vraagverheldering. Wat wil je nu echt oplossen? Het gebruik van wetenschappelijke inzichten, kan je idee voor vernieuwing versterken. Tot slot is het belangrijk om aan te sluiten bij alles wat er binnen de organisatie speelt. Past het idee bijvoorbeeld bij de visie van de organisatie? Zijn er al projecten die bij het idee voor vernieuwing passen? En zo ja, hoe kunnen die elkaar dan versterken?

Voor persoonsgerichte zorg kun je natuurlijk niet om samenwerken met cliënten en naasten heen. Maar dat betekent niet dat je ze altijd heel intensief moet betrekken. De beste manier is om samen te zoeken naar een manier die past bij de cliënt en naasten. Voor cliënten kan een samenwerking in een projectstructuur te heftig zijn. Voor naasten kan het soms te intensief zijn naast alle zorgtaken die ze sowieso al hebben. Het is dan slimmer om samenwerking te organiseren die dicht bij de dagelijkse zorg en contactmomenten ligt. Haal bijvoorbeeld informatie op als je elkaar toch al spreekt, in plaats van aparte overlegavonden te plannen. Maak daarnaast gebruik van vertrouwde communicatiemiddelen, zoals mail of app.

Nog meer tips voor het samenwerken met cliënten en naasten

Het werkt verder goed om meedoen leuk en gezellig te maken. Weeg af of cliënten training of begeleiding nodig hebben om goed samen te kunnen werken. Blijf daarnaast iedereen goed informeren over het project. Vertel ook steeds wat er van iedereen wordt verwacht en waar je samen naartoe werkt. Gebruik hierbij taal die goed te begrijpen is. Laat cliënten en naasten ook echt merken dat er iets met hun inbreng wordt gedaan. Ga je samen met cliënten en naasten een bijeenkomst houden? Bereid dit dan samen voor. Blik daarna ook samen terug op hoe het is gegaan.

Bestuurders en managers hebben een belangrijke rol in een vernieuwingstraject. Zij kunnen namelijk expertise tijd en geld beschikbaar stellen. In grote organisaties, waar veel ontwikkelingen gaande zijn, kunnen bestuurders initiatieven met elkaar verbinden. Maar ook in kleinere organisaties kan een betrokken bestuurder de vernieuwing versterken. Wil je het project toetsen aan de randvoorwaarden en visie? Dan kan een go of no-go-moment met een bestuurder goed werken. Het voorkomt dat je verderop moet ‘lobbyen’ voor het project.

Het kan waardevol zijn om samen te werken met bijvoorbeeld een partner als het zorgkantoor. Het zorgkantoor gaat immers ook over de ontwikkeling van zorg. Voor jouw project is het een mooie kans om na te gaan of je op de goede weg bent. En of anderen de toegevoegde waarde van de vernieuwing ook zien. Ook geeft het zicht op een mogelijk vervolg. Het kan namelijk zijn dat andere organisaties ook met de vernieuwing aan de slag willen.

Deel de kennis zowel binnen als buiten de organisatie. Bijvoorbeeld door websites als het Kennisplein Gehandicaptensector te laten weten waar je mee bezig bent. Naast dat het zichtbaarheid oplevert, zorgt het ook voor meer energie en inzicht. Het delen van kennis maakt dat je het unieke van de aanpak onder woorden moet brengen. En waar het nu precies om draait. Dat houdt je scherp. Bovendien, kun je zo in contact komen met andere organisaties die met iets vergelijkbaars bezig zijn. Het horen van hun ervaringen, kan je helpen in de voortgang van het project.

Tijdens Begeleiding à la carte kwamen deelnemende organisaties regelmatig bijeen in lerende netwerken om met elkaar ideeën en inspiratie uit te wisselen over een gekozen onderwerp. Dit ervaarden zij als helpend. Ook gingen de organisaties op werkbezoek bij elkaar. Tijdens corona bleek dat digitale werkbezoeken ook prima werkten. Wil jouw organisatie ook deelnemen aan een lerend netwerk? Weet dan dat een digitaal werkbezoek bij een andere organisatie ook prima werkt wanneer de afstand te groot is.

Deelnemers binnen Begeleiding à la carte werden begeleid door een coach. Dit hebben zij als helpend ervaren. Iemand van buiten kan immers vragen stellen over dingen in de organisatie die zo normaal zijn dat je daar zelf niet meer over nadenkt. Dat maakt je bewuster. Denk je erover om ook de begeleiding van een coach of adviseur in te schakelen? De volgende rollen geven je een idee over de mogelijkheden. Je zou de coach of adviseur bijvoorbeeld kunnen inzetten als:

• Kritische vriend, beschikbaar om te sparren, maar ook om kritische vragen aan jullie te stellen. En voor een pas op de plaats, als moment van reflectie of evaluatie.
• Procesbegeleider, om structuur en focus aan te brengen binnen een vernieuwingstraject. Om mee te denken over de prioriteiten en de volgende, haalbare stap.
• Als kenniswerker, door helderheid te brengen in wat het vernieuwingstraject doet of waar het voor staat. Dit maakt dat je makkelijker kunt communiceren over het project.
• Als netwerkcoach, om mee te denken over hoe de volgende stappen georganiseerd kunnen worden. En wie je ervoor nodig hebt om de doelen te bereiken. Daar hoort ook de focus op het samenwerken met cliënten en naasten bij.