Aan boord bij InteraktContour

Gepubliceerd op: 11-06-2024

Laatst bijgewerkt op: 11-06-2024

Werkplekleren is leren op je werk. Dat kan tijdens het werk, bijvoorbeeld door te kijken hoe iemand anders een taak aanpakt. Of door een coach te laten meekijken bij een werksituatie. Maar ook door een cursus of training te volgen. Hieronder vind je een voorbeeld van hoe je het leren kunt inrichten binnen je organisatie.

Hoe ziet de methode er op hoofdlijnen uit?

De organisatie wil nieuwe medewerkers een goede introductie bieden in de organisatie. Daarvoor is een onboardingsprogramma ontwikkeld dat betrekking heeft op de eerste 100 dagen: ‘Mijn 1^ste 100 dagen’. Het programma bevat een mix van online- en offline-elementen, waarbij nieuwe medewerkers online informatie over tal van onderwerpen kunnen vinden in het Leer Management Systeem (LMS) op het moment waarop zij die informatie nodig hebben. Het ‘landen’ op de eigen locatie gebeurt met behulp van een buddy. Daarbij staat het adagium ‘niet lezen, maar wezen’ centraal. In de eerste 100 dagen voert de nieuwe medewerker een aantal opdrachten uit. Deze opdrachten zijn online en blended. Verder wordt er ingewerkt op de locatie met een locatie-specifiek programma. In het onboardingsprogramma wordt gewerkt met het uitgangspunt: wat online kan, gebeurt online. Voordeel is dat de medewerkers hierdoor just-in-time informatie op kunnen zoeken. Dat scheelt enorm veel tijd en organisatie, want de buddy of iemand anders hoeft geen tijd te besteden aan het uitleggen van allerlei zaken (die vaak toch het ene oor in gaan en het andere oor uit, omdat de nieuwe medewerker er op dat moment nog niets mee hoeft te doen). De buddy kan zo echt worden ingezet voor coaching op de werkvloer.

Kernaspecten van werkplekleren

Directe ondersteuning door een collega op de werkvloer (buddy).
Tijd- en plaatsonafhankelijk leren (E-learning, micro-learnings, performance support).

Wat is de doelstelling?

De slogan van de organisatie is: “Nieuwe collega’s worden verliefd en trots op het bedrijf door ze goed in te werken”. De organisatie ziet de eerste werkdag van een nieuwe medewerker daarom als een kans. Men wil de nieuwe medewerkers kennis laten maken met de waarden en de bedoeling van de organisatie, laten zien wat men pretendeert. Daarbij staat vriendelijkheid en een prettige bejegening voorop. De doelstellingen van het onboardingsprogramma zijn:

Zo goed en zo lean mogelijk aan de slag.
Nieuwe medewerkers zijn blij en betrokken.
Alle neuzen staan dezelfde kant op. Er wordt bewust stilgestaan bij de bedoeling van de organisatie.
Dit zijn onze manieren.
Met veel motivatie aan de slag.

Wat is het beoogde resultaat?

Met een goed onboardingsproces wil de organisatie het volgende bereiken:

Een hogere tevredenheid bij het personeel.
Betere prestaties/zorg.
Een grotere betrokkenheid van het personeel.
Minder stress en personeelsverloop.

Hoe ziet de opzet eruit?

Het onboardingsproces is opgezet rondom de eerste 100 dagen. De onboarding bestaat uit het online inwerken met het online onboardingsprogramma ‘Mijn 1e 100 dagen’ en het inwerken op de werkvloer. Dit proces ziet er als volgt uit:

Startscherm onboardingprogramma Startscherm onboardingprogramma Bron:
InteraktContour

Er is een traject voor nieuwe collega’s van Maatschappelijke Ondersteuning en een traject voor Zorg en Wonen.

Uitgangspunten voor het onboardingsproces zijn:

Aan boord op je eigen locatie.
De start is betekenisvol.
Snel zinvol productief.
1e dag: niet lezen, maar wezen.
Online en offline. Kennis en informatie is te vinden in het Leer Management Systeem (LMS).
Just in time, just for you en just enough informatie.
Zelf keuzes maken binnen een aantal verplichtingen.
Een gefaciliteerde buddy vanaf het eerste moment.

‘De eerste 100 dagen’ is als volgt vormgegeven:

Voor de eerste werkdag: De onboarding begint al voor de eerste werkdag. Nieuwe medewerkers volgen de online module ‘Welkom bij ….’, die gaat over waarden, visie en integriteit. Ook komen zaken aan de orde als het medewerkersportaal, roosters, declaraties, het werken in het elektronisch cliëntendossier etc. Het doorlopen van deze module duurt ongeveer een uur. Omdat medewerkers voor de eerste werkdag nog niet in hun account kunnen, vindt het bekijken van deze informatie feitelijk in de eerste werkweek plaats. Wel ontvangen medewerkers op hun privé-mail voor de eerste werkdag een aantal instructiefilmpjes.

De eerste werkdag moet vervolgens een onvergetelijke werkdag worden. Er is een strak draaiboek (mentor, devices, lunch, etc.). Er is sprake van ontmoeten op de locatie. Er wordt meegelopen met een collega. De nieuwe medewerker stelt een doel dat in de eerste week behaald kan worden en er is een verrassing op maat. De bedoeling hiervan is dat een locatie voor de eerste werkdag goed nadenkt over wie men nu eigenlijk heeft binnengehaald en wat een leuke manier is om een nieuwe medewerker te verwelkomen. Dan kan het gaan om een bos bloemen, maar bijvoorbeeld ook om een pakketje met leuke dingen die door cliënten van de dagbesteding zijn gemaakt.

De eerste werkweek. de bedoeling van de eerste werkweek is dat de nieuwe medewerker doelgericht en betekenisvol aan het werk kan. Er is sprake van ontmoeten en ervaren. Na een week wordt teruggeblikt en het doel wordt met de buddy bekeken. Alle informatie die de nieuwe medewerker nodig heeft kan online gevonden worden.

Binnen een maand. Binnen een maand volgt de nieuwe medewerker een online introductiebijeenkomst waarbij de nieuwe medewerker collega’s, cliënten en het bestuursbureau ontmoet. Tijdens deze bijeenkomst wordt ingegaan op de waarden, de bedoeling en de visie van de organisatie. Ook worden hier de eerste ervaringen gedeeld. Voor de coronatijd was dit een fysieke bijeenkomst in Nunspeet. Sinds de coronatijd is de bijeenkomst online. Hierdoor wordt de bijeenkomst veel beter bezocht. De organisatie kent een groot geografisch werkgebied en de reistijd valt bij een online bijeenkomst weg. Dit scheelt veel tijd van de medewerkers en is duurzamer.

Binnen de eerste 100 dagen. Binnen de eerste 100 dagen voert de nieuwe medewerker verschillende opdrachten uit, waaronder ook het deelnemen aan trainingen en kennismodules (e-learnings). Deze zijn in het Leer Management Systeem opgenomen.

Voorbeeldscherm Voorbeeldscherm Bron:
InteraktContour

Er zijn instructiefilmpjes over hoe het online programma werkt. Nieuwe collega’s starten online bij Mijn 1^e dag, vervolgens Mijn 1^e week etc. Het programma is dus gefaseerd opgebouwd. Aangezien de autonomie van collega’s centraal staat, zijn er geen restricties ingebouwd en kunnen ook bijvoorbeeld al eerder taken worden afgerond die pas bij Maand 3 aan bod komen, wanneer er eerder behoefte aan is. De medewerker kan hierover overleggen met de buddy. Zo zijn er allerlei taken en leeropdrachten te vervullen. Verder wordt er ook ingewerkt op de locatie met een locatie-specifiek programma. Op de locatie komen zaken aan de orde als de organisatie van het team, huisregels, werkkleding, de vluchtroutes, werktijden, kennismaking met het gebouw, etc.

Een voorbeeld van een leeropdracht zijn ‘De 3 uitdagingen’. Medewerkers worden uitgedaagd drie uitdagingen aan te gaan, bijvoorbeeld een vraag stellen op de intranetpagina of een kijkje in andermans keuken nemen. Dit gebeurt ook daadwerkelijk en het is superleuk. Dan zie je opeens een berichtje voorbijkomen op intranet van een nieuwe medewerker en hier wordt dan door collega’s positief op gereageerd, wat verbinding creëert.

De medewerker is zelf verantwoordelijk voor zijn/haar inwerktraject en houdt zelf de voortgang hiervan bij in het LMS. Het is geen harde eis dat het onboardingsprogramma wordt afgerond; daar wordt niet op gestuurd. Het is vooral een hulpmiddel dat nieuwe mensen en de teams echt op weg wil helpen.

Meer informatie

Hoe lang wordt de methode al gebruikt?

Dit onboardingsprogramma is sinds 2019 in gebruik bij alle locaties van Maatschappelijke Ondersteuning. Sinds begin 2023 maken ook de woonlocaties gebruik van het onboardingsprogramma.

Hoe vaak wordt de methode gebruikt?

Alle nieuwe medewerkers van de locaties Maatschappelijke Ondersteuning en de woonlocaties doorlopen het onboardingsprogramma.

Wat is de doelgroep?

Alle nieuwe medewerkers die in het primair proces gaan werken (in Maatschappelijke Ondersteuning en Wonen) volgen het onboardingsprogramma (ongeveer 1600 medewerkers). De stafmedewerkers (ongeveer 90) niet, hoewel zij het programma wel kunnen volgen. De organisatie gaat nu onderzoeken of men een dergelijk traject ook in kan gaan richten voor bol- en bbl-studenten.

Wordt er geëvalueerd en wat komt daaruit?

Aanleiding van het ontwikkelen van het blended onboardingstraject ‘Mijn 1^e 100 dagen’, waren de ervaringen met het inwerken en de wijze waarop het destijds georganiseerd werd. Nieuwe medewerkers hadden het gevoel dat ze in het diepe werden gegooid, er was veel gedoe met devices en inloggen, men moest veel weten (er was veel informatieoverdracht door collega’s, wat veel tijd kostte). Daarnaast was het inwerken op elke locatie anders. Het idee was dat inwerken effectiever, leuker en boeiender kon. Sinds het onboardingsprogramma ‘Mijn 1^e 100 dagen’ er is, wordt het elk jaar geëvalueerd met een aantal betrokkenen (zorgmanagers en medewerkers van de werkvloer). Bekeken wordt of er aanpassingen nodig zijn. Daarnaast kunnen nieuwe medewerkers een evaluatieformulier invullen na afronding van het onboardingsprogramma. De resultaten kunnen reden zijn tot bijstelling van het programma.

Veelgehoorde feedback is dat het veel is. Dat valt ook niet te ontkennen. Het onboardingsprogramma bevat inderdaad ontzettend veel informatie en taken die passen bij het inwerken. Dit is echter inherent aan het goed ingewerkt raken. Daarnaast hoort men ook veel terug dat nieuwe medewerkers het programma als leuk ervaren, en dat de sfeer bij de organisatie er goed in terugkomt. Ten aanzien van de buddy speelt het vraagstuk of zij voldoende tijd en ruimte hebben om deze rol waar te maken. Meestal lukt dit. Een kritisch punt is de vraag of de nieuwe medewerker voldoende tijd en ruimte krijgt voor het onboardingsprogramma en het meelopen met diensten.

Tenslotte: de organisatie heeft veel locaties. Binnen Maatschappelijke Ondersteuning wordt daarbij gewerkt met zelforganiserende teams. Hoe het inwerken wordt vormgegeven verloopt daarom wisselend per locatie. Er zijn locaties waar dit heel strak georganiseerd is, maar ook locaties waar op dit vlak verbetering mogelijk is. Onboarding is een onderwerp dat continue aandacht nodig heeft binnen de organisatie.

Is de methode wetenschappelijk onderbouwd?

Bij het ontwikkelen van het programma is gebruik gemaakt van de Zelfdeterminatietheorie van Deci en Ryan over motivatie[1]. Op basis van de theorie wordt verondersteld dat motivatie vooral ontstaat door autonomie, verbondenheid en competenties. Deze drie elementen zijn volledig verweven in dit onboardingsprogramma. Verder is het programma opgebouwd volgens de volgende onderwijskundige concepten: de 5 Moments of Need[2], het 70-20-10 model[3]en de uitgangspunten just-in-time, just-for-you en just-enough-leren (voor deze concepten is geen wetenschappelijke onderbouwing beschikbaar). Ook is literatuur gebruikt over onboarding en wat daarin de juiste dingen zijn om te doen[4].

Wat zijn de benodigde investeringen?

Er is een LMS nodig en een programma waarmee video’s en learning nuggets kunnen worden gemaakt (in dit geval Articulate Rise en Genial.ly). Daarnaast vergt het up-to-date houden van het programma tijd van een ontwikkelaar. De organisatie is een aantal maanden bezig geweest om het programma inhoudelijk te ontwikkelen en goed in het LMS in te richten. Ook het testen van het programma heeft de nodige tijd gekost. Daarnaast moeten zowel de nieuwe medewerkers, als de buddy's voldoende worden gefaciliteerd om het onboardingsproces te doorlopen/begeleiden.

Welke randvoorwaarden zijn er?

De organisatie moet een heldere visie op onboarden hebben. Daar hoort bij:
- Motivatie: medewerkers moeten gemotiveerd worden om op deze manier te werken. Ze moeten zien dat het zin heeft om eraan te werken en dat leuk vinden (het onboardingsprogramma moet aantrekkelijk, consistent en herkenbaar zijn). Ze moeten zich gesteund weten door hun buddy en het team.
- Commitment in het team en van leidinggevenden. De teams moeten er goed van op de hoogte zijn dat de buddy de leiding heeft.
- Goede theoretische onderbouwing van hoe mensen leren.
Focus van het volledige team. Een buddy die zijn/haar rol goed oppakt en daar ook voldoende tijd voor heeft. Belangrijk is dat de buddy de bedoeling achter het onboardingsprogramma goed doorleeft.
Een goed ingericht onboardingsprogramma in het LMS.
Devices op dag 1 voor alle nieuwe medewerkers.
Inlog in alle systemen op dag 1 voor alle nieuwe medewerkers.
Een opdrachtgever voor het onboardingsprogramma waarmee kan worden afgestemd welke content wel en geen plaats krijgt in het inwerkprogramma.
Een digitale tool of LMS dat de mogelijkheid biedt om een onboardingsprogramma in te richten.
Digitale tools waarin content kan worden ontwikkeld, zoals video’s en korte learningnuggets.
Regelmatige evaluaties van het onboardingprogramma, waarbij gebruik wordt gemaakt van zogenaamde ‘meekijkers’. Zij zorgen ervoor dat veranderingen in beleid en/of werkwijzen ook in de eerste 100 dagen worden bijgesteld of gewijzigd.

Welke praktische hulpmiddelen worden gebruikt?

Online onboardingsprogramma in het LMS.
Een papieren inwerkplan voor het inwerken op de locatie.
Instructievideo’s.
Online instructies voor de nieuwe collega zelf, de buddy en het team over het inwerkprogrogramma.
Een e-learning voor buddy’s.
Powerpoint voor teams over het onboardingsprogramma.

Welke trainers, coaches of cursussen zijn beschikbaar?

De organisatie werkt met buddy's op de locaties. Daarnaast is er een trainer voor de online introductiebijeenkomst over de organisatie. Deze trainer is zeer goed op de hoogte van zowel de organisatie, als het hele onboardingsproces. De buddy doorloopt een korte e-learning om kennis te maken met de bedoeling en taken en heeft een coachende rol vanaf dag 1. Er wordt vooral aandacht besteed aan de principes achter de onboarding en de coachende rol.

Wat zijn voordelen van de methode?

Het onboardingsprogramma zorgt voor eenduidigheid, omdat het voorgestructureerd en gefaseerd is opgebouwd. De basis wordt gevormd door theoretische kaders over motivatie en er zijn diverse didactische uitgangspunten gebruikt bij de opzet ervan. Het programma biedt een helder inwerkproces voor de nieuwe medewerkers. Daarnaast levert het onboardingsprogramma tijdwinst op: medewerkers kunnen informatie zelf just-in-time opzoeken, zich tot hun buddy wenden wanneer er zich complexere zaken voordoen, zich bijvoorbeeld inschrijven voor trainingen die voor hen op dat moment relevant en noodzakelijk zijn en kennismaken met allerlei aspecten van hun werkzaamheden. De medewerkers kunnen ‘De 1^e 100 dagen’ daarnaast als naslagwerk gebruiken, ook bij een verandering van functie. Het onboardingsprogramma wordt als leuk en motiverend ervaren. Het draagt bij aan het wij-gevoel. Medewerkers voelen zich snel onderdeel van de organisatie. De organisatie heeft er bewust voor gekozen het onboardingsprogramma zelf in het eigen LMS te bouwen, zodat men flexibel is om zelf zaken aan te passen wanneer dit nodig is. Er bestaan ook specifieke apps voor onboarding, maar hier is niet voor gekozen.

Wat zijn nadelen van de methode?

Het onboardingsprogramma heeft een forse digitale component. Dit kan lastig zijn voor medewerkers die minder digivaardig zijn. De buddy speelt daarom een belangrijke rol in het begeleiden van nieuwe medewerkers die niet zo digivaardig zijn. Dit is belangrijk omdat heel veel zaken op de computer gaan. De buddy begeleidt de nieuwe medewerker dan meteen in het beter hiermee leren omgaan. Daarnaast is het onboardingsprogramma zo simpel ingericht, dat men zelden feedback krijgt dat nieuwe medewerkers er niet mee uit de voeten kunnen.
Naast het feit dat niet iedereen even digivaardig is, is ook niet elke nieuwe medewerker even leesvaardig. Het onboardingssysteem is nu nog vrij talig ingestoken. Een verbetering zou kunnen zijn om meer te gaan werken met korte filmpjes.
het onboardingsprogramma is omvangrijk, want nauwelijks te voorkomen is, vanwege de complexiteit van taken, verantwoordelijkheden en eisen die gesteld worden om veilige en goede zorg te leveren. Ook moet er steeds meer informatie in. Daarom is een zorgmanager opdrachtgever voor het onboardingsprogramma. Samen met haar wordt bepaald welke content er wel en niet in moet komen.
Er is maar één persoon in de organisatie die precies weet hoe het onboardingsprogramma technisch is ingericht. Dit is kwetsbaar.

Waar is men het meest trots op bij het toepassen van de methode?

De organisatie is het meest trots op het hele concept, dat er een filosofie achter zit die overal is doorgetrokken, dat alle locaties er daadwerkelijk mee werken en dat het wordt omarmd door de organisatie.

Wat zijn verbetermogelijkheden?

Het onboardingssysteem is nu nog vrij talig ingestoken. Een verbetering zou kunnen zijn om nog meer te gaan werken met korte filmpjes. Dat zou ook passen in de visie op leren waarin men wil werken met korte instructies (micro-learnings). Daarnaast wil men nog een welkomsvideo van de Raad van Bestuur toe gaan voegen. Veel evaluatiepunten zijn verder in de loop der jaren al verwerkt.

Wordt de methode ook elders toegepast? Op welke schaal?

Een dergelijk onboardingsprogramma heeft de organisatie nog niet elders gezien. Er komen vragen van andere organisaties die geïnteresseerd zijn in het onboardingsprogramma.

Suggesties voor andere organisaties die aan de slag willen met deze methode

Start met het uitdenken van een visie op onboarding en stel uitgangspunten op die bij de organisatie horen. Bekijk vanuit welke leerprincipes je dit traject wilt vormgeven en ontwerpen. Bij het uitwerken van je programma moet je steeds checken of je programma in lijn is met je visie en uitgangspunten.

Aanvullend materiaal

https://view.genial.ly/647efb01c9a4830012fde46b

Bronvermelding

^[1] Deci, E. L., & Ryan, R. M. (2008). Self-determination theory: A macrotheory of human motivation, development, and health. Canadian psychology/Psychologie canadienne, 49(3), 182.

^[2] https://www.5momentsofneed.com/moments-of-need-ebook/

^[3] Clardy, A. (2018). 70-20-10 and the dominance of informal learning: A fact in search of evidence. Human Resource Development Review, 17(2), 153-178. https://doi.org/10.1177/1534484318759399

^[4] Voor deze vorm van werkplekleren (inwerkprogramma/onboarding) is geen systematiek dan wel onderbouwing beschikbaar. Het model van Bauer (2010) zou aangedragen kunnen worden als onderbouwing: Bauer, T. N. (2010). Onboarding New Employees: Maximizing Success. SHRM Foundation. www.shrm.org/foundation/ourwork/initiatives/resources-from-past-initiatives/Documents/Onboarding%20New%20Employees.pdf.

Bron

InteraktContour