Past de gehandicaptenzorg bij mij? De aspirant leerlingperiode voor zij-instromers

Gepubliceerd op: 12-06-2024

Laatst bijgewerkt op: 26-06-2024

Werkplekleren is leren op je werk. Dat kan tijdens het werk, bijvoorbeeld door te kijken hoe iemand anders een taak aanpakt. Of door een coach te laten meekijken bij een werksituatie. Maar ook door een cursus of training te volgen. Hieronder vind je een voorbeeld van hoe je het leren kunt inrichten binnen je organisatie.

Hoe ziet de methode er op hoofdlijnen uit?

Zij-instromers die bij de organisatie solliciteren op een leer-werktraject (een opleidingstraject) krijgen eerst een contract van drie maanden voor de zogenaamde aspirantperiode. In deze periode werkt de zij-instromer bovenformatief op de locatie waar de zij-instromer uiteindelijk in het leer-werktraject zal komen te werken. In deze aspirantperiode worden de zij-instromers begeleid bij de oriëntatie op de zorg en wordt gekeken hoe het leerwerktraject verder vorm kan worden gegeven. De aspirantperiode is bedoeld om te ontdekken of de gehandicaptenzorg bij de zij-instromer past.

De organisatie heeft een programma van 12 weken gemaakt met activiteiten die de zij-instromer helpen bij deze ontdekkingstocht en het leren kennen van de organisatie, de locatie waar de zij-instromer gaat werken en het werkveld. Elke week voert de zij-instromer opdrachten uit die geclusterd zijn rondom een aantal onderwerpen. De weeknummers zijn een richtlijn; de zij-instromer heeft de vrijheid om hierin een eigen volgorde te bepalen als dit beter past. Alleen het ontwikkelgesprek en het evaluatiegesprek staan vast. Ook een ontwikkelassessment maakt deel uit van de aspirantperiode. Elke zij-instromer heeft een werkbegeleider. Daarmee gaat de zij-instromer in gesprek over alle onderwerpen. Tijdens de 12 weken wordt er voortdurend, aan de hand van vragen, gereflecteerd door de zij-instromer. Als de aspirantperiode met succes is doorlopen, wordt na deze drie maanden een leerarbeidsovereenkomst opgemaakt.

Kernaspecten van werkplekleren

Directe ondersteuning door een collega op de werkvloer (werkbegeleider, BPV-coördinator).
Tijd- en plaatsonafhankelijk leren (e-learning).
Leren van de praktijk (in real life setting tijdens het werk; bovenformatief).
Samen leren (in een groep).

Wat is de doelstelling?

De doelstelling is aspirant leerlingen (voornamelijk zij-instromers) een goede landing te laten maken binnen de organisatie, zodat zij zich meteen verbonden voelen met de organisatie en structuur en richting krijgen. Daarnaast is het de bedoeling dat de aspirant leerling kennis maakt met verschillende onderdelen van de gehandicaptenzorg en met de filosofie van de organisatie. Hiermee is de aspirant leerlingperiode de eerste stap in de onboarding. Voorheen zag je dat deze zij-instromers meteen begonnen te werken bij de organisatie en ook gelijk met de opleiding startten, terwijl ze de zorg helemaal niet kenden. Daardoor kwam er veel op hen af en haakten veel zij-instromers af. De aspirant-periode van drie maanden is bedoeld om te kijken of de zij-instromer een klik heeft: met de doelgroep, met de gehandicaptenzorg en met de organisatie.

Wat is het beoogde resultaat?

Het beoogde resultaat is dat de zij-instromers goed kunnen bepalen of het werk in de gehandicaptenzorg bij hen past en of zij inderdaad de opleiding willen gaan volgen. In de praktijk blijkt inderdaad dat er diverse zij-instromers uitvallen na het drie-maanden traject, omdat zij erachter komen dat het werk toch niet bij hen past. Er wordt dan wel gezamenlijk gekeken of een andere locatie, met cliënten met een andere zorgvraag, passender is. Uiteindelijk is het de bedoeling dat er minder mensen afvallen tijdens de opleidingsperiode. Dit scheelt in de kosten. Het is jammer als mensen tijdens de opleiding pas afvallen en daarnaast kunnen mensen in langdurig verzuim terechtkomen. Dat kost de organisatie veel geld. Het is ook niet prettig voor de betreffende medewerker. De aspirant-periode is er dus bedoeld om met vertrouwen de leerlingperiode in te gaan, want de opleiding die de zij-instromers gaan volgen duurt maar 1,5 jaar en gaat echt in een sneltreinvaart. Er is dan geen tijd om het rustig aan te doen.

Hoe ziet de opzet eruit?

De zij-instromer wordt voor de aspirantperiode van drie maanden op een vaste locatie geplaatst. Men solliciteert op een vacature op een locatie. Als er meerdere vacatures zijn, kijken een werkbegeleider en recruiter waar iemand het beste zou passen gezien zijn/haar drijfveren en motivatie. De zij-instromer krijgt meteen een werkbegeleider en een BPV-coördinator toegewezen.

De organisatie heeft voor de aspirant-periode een aantal activiteiten ontwikkeld die helpen bij de ontdekkingstocht en het leren kennen van de organisatie, de locatie waar de zij-instromer gaat werken en het werkveld. In het programma staan allerlei opdrachten. De zij-instromer kan zelf een andere volgorde aanhouden als dat beter past.

De onderwerpen in de 12 weken zijn:

Week 1: Kennismaking (introductiegesprek, voorstellen aan collega’s, beroepshouding)
Week 2: ECD (Elektronisch Cliënten Dossier) en planning
Week 3: Visie van de organisatie. Reflectie op deze visie, gekoppeld aan de cliënten die de zij-instromer heeft ontmoet. Assessment.
Week 4: Ontwikkelgesprek, waaruit twee leerdoelen volgen
Week 5: Protocollen
Week 6: Activiteit organiseren voor cliënten op de locatie
Week 7: Evaluatiegesprek. Tijdens deze evaluatie wordt gezamenlijk bepaald of door wordt gegaan met deze aspirantperiode.
Week 8: Waarden
Week 9: Zelforganisatie
Week 10: Zelforganisatie en talenten
Week 11: Evaluatiegesprek en e-learning over de doelgroepen waarmee de zij-instromer werkt
Week 12: Beroepshouding

Zie voor meer informatie het aspirant leerlingdocument.

Sinds 1 januari 2023 doet iedere zij-instromer een ontwikkelassessment (in de eerste maand). Dit is een intern assessment waarbij men gebruik maakt van testen van een extern softwarebedrijf. De assessments worden uitgevoerd door de BPV-coördinatoren van de organisatie. Zij zijn hiervoor opgeleid door een collega samen met iemand van het externe softwarebedrijf. In eerste instantie werden de gesprekken met twee BPV-coördinatoren gevoerd, omdat het best spannend was. Inmiddels doen veel BPV-coördinatoren het alleen. Op basis van het assessment worden de doelen samen met de zij-instromer vastgesteld. Als de zij-instromer dat wil (en meestal wil men dat), worden de leerdoelen (en de talenten) gedeeld met de werkbegeleider en het team. De zij-instromers hebben vaak al veel ervaring en zij nemen bepaalde talenten mee naar de gehandicaptenzorg. Aan de ene kant beginnen zij-instromers helemaal op nul. De cliënten waar ze mee werken zijn nieuw voor hen. Maar sommige zij-instromers weten bijvoorbeeld veel van werkprocessen. Wat zou er efficiënter kunnen? Daar willen ze graag in gezien en gehoord worden. Het gaat erom dat stukje erkenning te krijgen voor wat je al meeneemt en dat het team daar ook voor open kan staan.

De reflecties en de tussentijdse evaluaties met de BPV-coördinator zijn belangrijk. Deze gesprekken zijn belangrijk om er zicht op te houden hoe het loopt, of de zij-instromer aan drie maanden genoeg heeft, of iemand op de juiste plek zit en of de juiste keuzes zijn gemaakt. Voorheen ging iemand min of meer automatisch de opleiding in. Het kan zijn dat de aspirant-periode verlengd wordt als iemand toch nog wat meer tijd nodig heeft. Soms versnellen de aspirant leerlingen. Dat is het geval als de aspirantperiode erg goed gaat en er na twee maanden bijvoorbeeld een nieuwe opleidingsklas start en daar nog ruimte in is. Maar in principe houdt men zich zo veel mogelijk vast aan de drie maanden.

Er is echt sprake van werkplekleren. De aspirant leerlingperiode start met bovenformatief werken en leren zonder dat er formeel onderwijs bij betrokken is. De aspirant leerlingen moeten het echt zelf doen en daar worden ze in gestimuleerd (Bijvoorbeeld: om gesprekken te voeren met de werkbegeleider en de collega’s, om online trainingen op te zoeken en zaken zelf te gaan toepassen op de werkplek en daarover te sparren met collega’s). Er wordt veel inbreng van de aspirant leerling verwacht: wat wil je gaan leren? Hoe wil je dat af gaan toetsen? Het onderwijs is ook heel anders, veel meer digitaal. Zij-instromers krijgen de gelegenheid dit zich eigen te maken in de aspirant leerlingperiode.

Meer informatie

Hoe lang wordt de methode al gebruikt?

De organisatie is gestart met een pilot in twee regio’s in oktober 2021. Sinds 1 januari 2023 wordt de methode binnen heel de organisatie ingezet.

Hoe vaak wordt de methode gebruikt?

In 2023 zijn 24 zij-instromers met het aspirant leerlingtraject begonnen. In 2022 48. Op dit moment zijn 50 zij-instromers na het aspirant leerlingtraject de opleiding ingestroomd. Elk kwartaal starten er twee of drie opleidingen met 12 tot 15 deelnemers.

Men merkt dat er minder reacties op vacatures voor aspirant leerlingen komen. De zij-instroom kwam goed op gang rond 2018/2019 en de Corona-periode heeft en boost gegeven, omdat mensen bijvoorbeeld niet meer in de horeca konden werken. Nu wordt dat minder.

Wat is de doelgroep?

De doelgroep zijn zij-instromers. Dat zijn mensen vanaf 23 jaar met werkervaring elders. Men ziet op dit moment veel zij-instromers die tussen de 40 en 55 jaar oud zijn. Dat is de grootste groep die de overstap wil maken naar de gehandicaptenzorg. Zij hebben een andere vooropleiding gehad of al een hele carrière achter de rug. Na de aspirant-periode van drie maanden gaan zij de opleiding Maatschappelijke Zorg op niveau 3 of 4 volgen. Zo’n 10 jaar geleden zag je vrijwel alleen maar instroom in de gehandicaptenzorg van jongens en meisjes van 17/18 jaar oud.

Wordt er geëvalueerd en wat komt daaruit?

De organisatie moet de resultaten nog beter gaan meten. In de groep BVP-coördinatoren worden de resultaten wel besproken. Zichtbaar is dat er in de drie maandenperiode inderdaad zij-instromers uitvallen, omdat dat het werk toch niet bij hen past. Het is de bedoeling dat hierdoor in de opleiding uiteindelijk minder mensen afvallen. Het is nog niet bekend of dit daadwerkelijk ook zo is. De BPV-coördinatoren zijn blij met de aspirantperiode. Ze zijn vanaf de start van het traject meer betrokken en weten wie ze voor zich hebben. Wat zijn de talenten en wat zijn de aandachtspunten van de zij-instromer? Dit wordt als een groot pluspunt gezien.

Er zijn ook gesprekken geweest met zij-instromers die de aspirant leerlingperiode hebben doorlopen en met collega’s. Zij zijn enthousiast over de opzet en zien de meerwaarde ervan in. Sommige aspirant leerlingen gaven echter aan dat de aspirantperiode niet nodig was. Dat komt bijvoorbeeld voor bij locaties waar twee medewerkers op vier cliënten staan. Als derde persoon, als aspirant leerling, kun je je dan al snel te veel voelen. Dit hangt af van de locatie en ook van de aspirant leerling.

Is de methode wetenschappelijk onderbouwd?

Er is geen gebruik gemaakt van wetenschappelijke onderbouwing bij de vormgeving van het traject. Wel is in het kader van de proeve van bekwaamheid van een hbo-student een advies geformuleerd om het oriëntatietraject voor zij-instromers vorm te geven. Daarnaast is er een onderwijskundige betrokken geweest bij de opzet van het programma. Zij heeft vanuit onderwijskundig perspectief meegekeken.

Wat zijn de benodigde investeringen?

De organisatie is van 12 naar 16 BPV-coördinatoren gegaan, omdat de werkdruk toenam door dit proces. Voor de assessments wordt betaald. Tenslotte worden de aspirant leerlingen drie maanden bovenformatief ingezet, wat de nodige kosten met zich meebrengt.

Welke randvoorwaarden zijn te benoemen?

Het is belangrijk dat er een goed leerklimaat is en dat er een werkbegeleider aanwezig is op de locatie waar de aspirant leerling wordt geplaatst. De BPV-coördinator probeert daar bovenop te zitten door in gesprek te gaan met de locatie: Is het wel een goed idee om een aspirant leerling te plaatsen? Wat is ervoor nodig om dit te laten slagen? Is de manager voldoende betrokken? Het leerklimaat is niet altijd optimaal, bijvoorbeeld omdat er op een locatie met veel zzp’ers wordt gewerkt. De BVP-coördinator moet er dan dichter op gaan zitten.

Welke praktische hulpmiddelen worden gebruikt?

Checklist van activiteiten die geregeld moeten worden voordat de zij-instromer start.
Aspirant leerling document met per week (12 weken) opdrachten en activiteiten.
Formulier introductiegesprek.
Reflectieformats.
Formulier Beroepshouding.
Formulier Evaluatiegesprek.
Formulier Plan van aanpak.

Welke trainers, coaches of cursussen zijn beschikbaar?

De organisatie werkt met werkbegeleiders op de locaties en BVP-coördinatoren. Elke BPV-coördinator heeft een eigen regio, met daarin zo’n 20-25 locaties (voor iemand die een kleiner contract heeft), tot 50-60 locaties (voor een fulltimer). Daar zitten ook locaties bij waar niet veel leerlingen zitten. Men merkt dat steeds meer leerlingen hebben een rugzakje, dus er komt allerlei problematiek naar boven. Dat is wel een aandachtspunt. De werkdruk wordt daardoor hoger voor de BPV-coördinator.

De organisatie werkt voor de opleiding (na de drie maanden) samen met bedrijfsopleidingen van een mbo-school. Er wordt steeds een nieuwe klas met zij-instromers gestart als er 15 deelnemers zijn. De organisatie kan de klas ergens in het land starten waar zij wil. Meestal is dat een centrale plek in het land. Zij-instromers worden al aangemeld voor de opleiding als zij het drie maanden traject starten, want het is altijd de intentie om door te gaan naar de opleiding.

Wat zijn voordelen van de methode?

Door de aspirantperiode is er veel meer zicht op de aspirant leerlingen en veel meer verbinding.
Er is meer structuur voor de aspirant leerlingen, omdat iedereen dezelfde structuur volgt en dezelfde basis legt voor de start van de opleiding. De kans is hierdoor veel groter dat de juiste persoon de opleiding in gaat en daar niet uitvalt. Dat betekent dus minder kosten voor verzuim.
Er kan daarnaast door de aspirantperiode makkelijker geswitcht worden naar een andere locatie als dat beter past. Dat betekent weer behoud van personeel.
De aspirantperiode is de eerste fase van de onboarding.
Tenslotte heeft een team in de aspirant-periode net ‘wat meer handjes’, omdat de aspirant bovenformatief staat.
Men hoopt dat het traject als bijeffect heeft dat collega’s worden gestimuleerd om ook te kijken wat er allemaal wordt aangeboden door bijvoorbeeld het Leerhuis van de organisatie, of op het sociaal intranet, omdat de aspirant studenten daar veel mee bezig zijn in het traject.

Wat zijn nadelen van de methode?

De werkbegeleiders zijn vaak veel jonger dan de aspirant leerling die ze moeten gaan begeleiden. De valkuil is dat ze snel denken: Dat weet je toch wel of dat snap je toch wel. Omdat de rol van de aspirant leerling bovenformatief is en heel duidelijk is speelt dit probleem niet erg. Daarnaast is er een toename van de werkdruk voor BPV-coördinatoren en soms ook voor de werkbegeleiders. Tenslotte lijkt de methode heel strak. Dat is niet zo bedoeld maar kan wel zo overkomen.

Waar is men het meest trots op bij het toepassen van de methode?

De organisatie is er trots op dat men dit traject bedacht heeft, want dit is echt een professionaliseringsslag.
Het is daarnaast aantrekkelijk om dit aan zij-instromers te kunnen bieden, en dat ze hiermee potentiële collega’s goed kunt laten landen en de ruimte kunnen geven om te leren en te ervaren.
Ook is de organisatie er trots op dat men een soort koploper op dit gebied is. Andere organisaties hebben veel belangstelling voor het concept.

Wat zijn verbetermogelijkheden?

Omdat de organisatie nog niet zo lang bezig is met de aspirant-periode voor zij-instromers, is men nog niet zo ver om inhoudelijk al verbeteringen te zien. Wel is er op basis van evaluaties met BVP-coördinatoren een aantal aanpassingen in het traject gemaakt.

Wordt de methode ook elders toegepast? Op welke schaal?

Een aantal organisaties is hier ook mee bezig, maar zover men weet staat het nog nergens zoals bij onze organisatie. Er is wel veel belangstelling: veel organisaties hebben vragen over de methode en over de financiering ervan.

Suggesties voor andere organisaties die aan de slag willen met deze methode

Het is belangrijk dat er commitment van de directie is, want aan het traject zijn kosten verbonden, zoals de drie maanden bovenformatieve inzet van de aspiranten. Je krijgt hier geen subsidie voor, want de aspirant leerling is nog niet in opleiding. De organisatie heeft dit heel inhoudelijk kunnen beargumenteren, want als mensen uitvallen tijdens de periode van de leerarbeidsovereenkomst ben je uiteindelijk meer geld kwijt. Daarnaast is dit traject van belang voor een rustige landing van zij-instromers en het binden en boeien van medewerkers.
Maak het niet te ingewikkeld. Houd overzichtelijk wat de aspirant student moet doen. Plan alles niet te vol. Aspirant studenten moeten ook gewoon kennis kunnen maken met cliënten en diensten mee kunnen draaien.

Aanvullend materiaal

Aspirant leerling document

Bron

Philadelphia

Deel deze pagina via:

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

En ontvang direct de publicatie Emotionele ontwikkeling, fasen en bijbehorende begeleidingsstijl in je mailbox.

Inschrijven