Hoe lang wordt de methode al gebruikt?
De organisatie heeft een half jaar met de Leer- & Ontwikkelsprints gewerkt, van januari 2022 t/m juni 2022. Er was een licentie gekocht voor een half jaar. Na de pilot kwam men erachter dat eerst een visie nodig is op werkplekleren en op het leer-werkklimaat. Pas als deze visie er is zal de organisatie besluiten of ze verder gaan met de Leer- & Ontwikkelsprints. De doelstelling van de inzet van de tool moet dan heel duidelijk zijn.
Hoe vaak wordt de methode gebruikt?
De pilot is uitgevoerd bij vijf groepjes medewerkers. Zij hebben allemaal een of meerdere sprints doorlopen. In totaal zijn er 12 sprints doorlopen.
Wat is de doelgroep?
Deelnemers waren medewerkers van de organisatie (werkbegeleiders en deelnemers aan een training over autisme) en mbo-studenten van een onderwijsinstelling die een mbo-opleiding (bbl) volgen.
Wordt er geëvalueerd en wat komt daaruit?
In de vorm van een masterthesis is onderzoek gedaan naar de effectiviteit van de Leer- & Ontwikkelsprints bij de organisatie. Daarbij is gekeken naar zelfgestuurd leren: nemen medewerkers controle over hun leerproces? Voelen ze zich vrij en in de gelegenheid om hun eigen leervraag in te brengen? Daarnaast is gekeken naar effectief samenwerken en het reageren op elkaar en het reflecteren. Tenslotte is er gekeken naar intrinsieke motivatie. Wat doet zo'n app met de ervaren verbinding, competentie en autonomie van medewerkers?
Vanuit coderingen in de app bleek dat medewerkers nieuwe leerervaringen hadden opgedaan, maar vanuit de interviews benoemden de medewerkers dit niet. Ze gaven wel aan dat ze het fijn vonden dat andere mensen hun ervaringen deelden. Dat gaf inspiratie hoe ze zelf een volgende keer aan de slag konden gaan. Uit het onderzoek bleek daarnaast dat het erg uitmaakte hoe de groepjes zijn samengesteld. Studenten gaven bijvoorbeeld aan dat ze heel graag met medewerkers uit het team waar ze werkten in een groep hadden gezeten, want dan hadden ze ook geleerd hoe anderen met eenzelfde situatie waren omgegaan. Dat is leerzamer dan met medestudenten.
De groepjes werknemers ervoeren veel waarde en intrinsieke motivatie. Zo zei een medewerker “Doordat ik kritisch bevraagd werd op mijn eigen handelen, voelde ik me ook weer gesterkt in mijn zelfvertrouwen en mijn professionaliteit”. Zij werd van onbewust bekwaam bewust bekwaam.
Het onderzoek heeft verder laten zien dat het essentieel is om kritisch na te denken over de inhoud en complexiteit van de challenges, de samenstelling van de groepen en de skills van de tutoren.
De pilot leverde dus interessante informatie op over het gebruik van de tool en leeruitkomsten. Echter, bovenal leverde de pilot het inzicht op dat het belangrijk is om als organisatie je visie op (werkplek)leren helder te hebben. Daarnaast werd duidelijk dat, voordat je een tool inzet, aan de voorkant na moet denken over wat je wilt dat de inzet van de tool op gaat leveren en hoe dit past in deze bredere visie, want de Leer- & Ontwikkelsprint is niet het doel op zich. Het gaat om een gedragsverandering: Hoe gaan we met elkaar om? Hoe gaan we om met lastige situaties? Hoe maken we dingen bespreekbaar met elkaar?
Er is een bredere aanpak nodig om dat goed te kunnen laten landen. Het vervolg van de pilot is dat de organisatie eerst aan de slag gaat met de visie op werkplekleren (Waarom vinden we werkplekleren belangrijk? Waarom vinden we reflecteren belangrijk? Wat is daar dan voor nodig?) en daarna zal besluiten of en hoe de Leer- & Ontwikkelsprints daarin passen.
Is gebruik gemaakt van wetenschappelijke onderbouwing, zo ja, welke?
In de masterthesis zijn diverse studies geraadpleegd over PGL[1].
Wat zijn de benodigde investeringen?
- Een jaarlijkse licentie op het gebruik van de app. Dit kost 5.000 euro. Hiermee kan de organisatie een jaar een onbeperkt aantal Leer- & ontwikkelsprints uitvoeren.
- De tutortraining. Deze kost 375 euro per tutor.
- Tijd. Dit is de grootste investering. Het gaat om de tijd voor de tutor en de deelnemers. Deelnemers moeten de tijd krijgen om in werktijd gezamenlijk een challenge te formuleren en om berichtjes in de app te zetten. De tutor is per challenge wekelijks zo’n anderhalf uur bezig in een periode van twee weken.
Welke randvoorwaarden zijn te benoemen?
- Een sterke visie op leren en ontwikkelen en op werkplekleren in het bijzonder.
- Een faciliterende rol van het management: zij moeten de medewerkers faciliteren om deel te nemen maar zeker ook de visie op leren uitdragen.
- Tijd voor medewerkers. Geef je als organisatie tijd aan medewerkers om te leren en reflecteren? Vaak werden de vragen in de app beantwoord na werktijd of in de pauze. Dit is een dilemma in de zorg. Medewerkers geven prioriteit aan het primaire proces.
- Deelnemers moeten de Nederlandse taal voldoende beheersen.
- Deelnemers moeten voldoende digivaardig zijn. Er wordt door de tutoren veel aandacht besteed aan hoe je de tool moet gebruiken. Voor oudere medewerkers zal dit soms een uitdaging zijn. Jonge medewerkers vinden het een hele mooie app, want het lijkt sterk op andere apps die ze al gebruiken. De app is gebruikersvriendelijk.
- De app moet op de privé-telefoon worden gezet en dat wil niet iedereen. Hier moet aandacht aan worden besteed. De app kan overigens ook op de computer worden opgestart.
- De privacy van deelnemers moet geborgd zijn, zowel van de deelnemende medewerkers als van de cliënten die eventueel besproken worden. De AVG-regels moeten worden toegepast bij gebruik van de app.
Welke praktische hulpmiddelen worden gebruikt?
- Tool (app).
- Training voor tutoren via een universitair medisch centrum.
Welke trainers, coaches of cursussen zijn beschikbaar?
De Leer- & Ontwikkelsprints worden begeleid door een tutor. Voor de pilot heeft de organisatie vijf tutoren geworven (coördinatoren praktijkleren en een gedragswetenschapper). Naast coördinatoren praktijkleren en de gedragswetenschapper was er ook een tutor betrokken die als docent werkzaam is op een mbo-school. De tutoren zijn opgeleid door een universitair medisch centrum. Ook vonden er intervisiebijeenkomsten plaats voor de tutoren
Wat zijn voordelen van de methode?
- De app kan gebruikt worden in het verlengde van het formele leren. Je kunt met de app de brug slaan tussen het formele leren en de werkplek.
- De tool faciliteert enerzijds het leren en anderzijds maakt de tool het leren op de werkplek inzichtelijk, doordat zaken worden vastgelegd in de tool. Dat heb je niet wanneer medewerkers alleen met elkaar praten. Het vastleggen van het geleerde is geen doel op zich, maar deelnemers hebben hierdoor op papier wat ze geleerd hebben. Dat kunnen ze bijvoorbeeld gebruiken in een jaargesprek. Ze kunnen er echt hun ontwikkeling mee aantonen en voor studenten is het fijn om te gebruiken in de opleiding. Daarnaast kunnen zaken die vastliggen goed gebruikt worden voor verantwoording, bijvoorbeeld richting de Raad van Bestuur.
- Voor mensen die visueel zijn ingesteld is het een hele aantrekkelijke app. Het is een mooie en overzichtelijke app en dat nodigt uit om ermee te werken.
Wat zijn nadelen van de methode?
- Als je als medewerker niet zo digivaardig bent, dan is het lastig om met de tool te werken.
- Het is een talige app dus je moet wel kunnen schrijven. Hoe schijf je iets op? Hoe interpreteer je? Welke toon zet je? De tutor moet hier goed op letten en heeft een belangrijke rol om dit proces te begeleiden.
- De tutor speelt een belangrijke rol. De verschillen tussen de tutoren in de pilot waren best groot. De ene tutor was heel gedreven en betrokken en reageerde bijna overal op en de andere niet. Ook het bewaken van de veiligheid is heel belangrijk.
- Het meedoen aan een Leer- & Ontwikkelsprint kost tijd. Dat is geen nadeel, maar er moet wel facilitering tegenover staan.
Waar is men het meest trots op bij het toepassen van de methode?
De organisatie is er trots op dat de pilot is uitgevoerd, want de deelnemers hebben er echt wat aan gehad. Daarnaast heeft het onderzoek van de masterstudent een hele fundamentele vraag op tafel gelegd: Wat is onze visie op (werkplek)leren? Met dit vraagstuk is de organisatie nu aan de slag. Als de visie duidelijk is, kan dit een hele mooie tool zijn. Er zit veel potentie in.
Wat zijn verbetermogelijkheden?
Als er iets duidelijk is voor de organisatie naar aanleiding van deze pilot, dan is het wel dat eerst de eigen visie op (werkplek)leren en ontwikkelen duidelijk moet worden. Deze visie dient namelijk als onderlegger voor het gebruik van een tool zoals de applicatie.
Voor het gebruik van de Leer- & Ontwikkelsprints ziet men de volgende verbeteringen:
- Zorg dat de tutoren nog beter beslagen ten ijs komen. De tutoren spelen een cruciale rol in het begeleiden van het leerproces van de deelnemers en daarmee ook in de leeruitkomsten.
- De gekozen challenge is cruciaal. In de pilot is er gewerkt met challenges die achteraf gezien niet per definitie de leervragen waren waar elke deelnemer intrinsiek mee aan de slag wilde. Voor het vervolg is het belangrijk om te zoeken naar een groep met dezelfde intrinsieke motivatie om met een bepaalde challenge aan de slag te gaan. Aan de voorkant moet daarom meer tijd worden besteed aan het bij elkaar brengen van de juiste groep deelnemers en aan het formuleren van de challenge. Dit lukt waarschijnlijk beter vanuit een intervisieachtige setting, dan vanuit een training. Vanuit de training moesten de deelnemers aanhaken op wat er al stond en dat was niet per definitie wat iedereen even interessant vond.
- Daarnaast moet er voldoende veiligheid zijn voor de deelnemers: Wat is hun echte leervraag? Dat vraagt een stukje kwetsbaarheid, veiligheid en relatie. De tutor moet dit proces goed begeleiden en faciliteren. De organisatie heeft er vraagtekens bij of dat in dit proces voldoende gebeurd is.
Wordt de methode ook elders toegepast? Op welke schaal?
De tool is ontwikkeld binnen een universitair medisch centrum. De tool wordt in diverse andere zorgorganisaties gebruikt, maar niet in de gehandicaptensector.
Suggesties voor andere organisaties die aan de slag willen met deze methode
- Zorg dat je visie op (werkplek)leren helder is. Zorg dat je een duidelijk doel voor ogen hebt waarvoor je de tool in wilt zetten. Zorg dat je hele goede tutoren hebt, die getraind zijn en de meerwaarde van de tool inzien en enthousiast zijn en bereid zijn om betrokken te zijn bij het leerproces van een groep en dit te begeleiden.
- Ga het gewoon ervaren. Hang er niet meteen een effectstudie aan vast. Doe eerst een pilot. Experimenteer met hoe je de groepjes samenstelt, hoe je leervragen ophaalt, etc.
[1] De leer- en ontwikkelsprints worden beschreven in het werk van Ingena Visser van Vumc. De DO-REFLECT-SHARE methode ligt hieraan ten grondslag https://nextlearning.nl/sprekers/snelle-leer-en-ontwikkelsprints-op-de-werkplek-my-do-reflect-share/. De beschreven methodiek volgt de systematiek/onderbouwing van Ingena Visser: https://www.vumc.nl/educatie/vumc-academie/praktijkleren-ontwikkelen/leer-ontwikkelsprint.htm
