Voeren van FIT-gesprekken

Gepubliceerd op: 11-06-2024

Laatst bijgewerkt op: 11-06-2024

Werkplekleren is leren op je werk. Dat kan tijdens het werk, bijvoorbeeld door te kijken hoe iemand anders een taak aanpakt. Of door een coach te laten meekijken bij een werksituatie. Maar ook door een cursus of training te volgen. Hieronder vind je een voorbeeld van hoe je het leren kunt inrichten binnen je organisatie.

Hoe ziet de methode er op hoofdlijnen uit?

Organisatiebreed wordt gewerkt aan een gezamenlijke cultuur waarin medewerkers en hun team regelmatig reflecteren op de eigen en de gezamenlijke zorgverlening. Daarbij wordt op basis van gelijkwaardigheid de dialoog aangegaan met zowel de cliënt, als met zorgverleners onder elkaar. Deze dialoog wordt gefaciliteerd door middel van ontwikkelgesprekken: functioneringsgesprekken in teamverband (FIT). FIT is een uitwisseling binnen een team waarin de ontwikkeling van de individuele medewerker en de ontwikkeling van het team centraal staat. Met elkaar gaan de medewerkers daarover in dialoog. Dit brengt nieuwe inzichten, waardoor medewerkers zich (nog) beter bewust worden van de eigen behoeften en vermogens. Ook leidt deze dialoog tot gemeenschappelijk denken en samenwerken, wat uiteindelijk moet resulteren in een continue verbeterde zorg en begeleiding van de cliënten. FIT is een 6-stappenmethode van drie uur met individuele en teamaspecten. Iedereen wordt eens per twee jaar ‘gefit’.

Kernaspecten van werkplekleren

Tijd- en plaatsonafhankelijk leren (E-learning, app).
Leren van de praktijk (praktijkcasuïstiek).
Samen leren (individueel en als team).

Wat is de doelstelling?

De specifieke doelstellingen van het in teamverband bespreekbaar maken van ieders ontwikkeling en functioneren zijn:

Zelfinzicht rondom de eigen ontwikkeling en functioneren van elk teamlid.
Inzicht in de prestaties van het team.
Inzicht in hoe elk teamlid zich verhoudt tot zijn/haar baan, het team en de organisatie.
Inzicht in de kracht van diversiteit binnen het team.
Stimuleren van het proces van samen leren en van onderlinge deskundigheidsbevordering.
Verhogen van het niveau van eigenaarschap van het team en het onderlinge vertrouwen.
Verhogen van het reflectief vermogen van individu en team.

Wat is het beoogde resultaat?

Het beoogde resultaat van de FIT-gesprekken is:

Het fit en vitaal voelen van de teamleden op het werk.
Gemeenschappelijk denken en samenwerken van teamleden.
Door het opvragen van feedback over je eigen functioneren en het vaststellen van een ontwikkelvraagstuk voor jezelf, ga je (in stap 3) in gesprek met de gespreksleider. Het beoogde resultaat hiervan is eigenaarschap over je eigen functioneren.

Dit alles moet uiteindelijk leiden tot betere zorg voor en begeleiding van cliënten.

Hoe ziet de opzet eruit?

De FIT-methodiek bestaat uit 6 stappen die worden doorlopen in een bijeenkomst van drie uur. De stappen worden door een gespreksleider begeleid. De methodiek ziet er als volgt uit:

FIT-methodiek FIT-methodiek Bron:
InteraktContour

In de bijeenkomst komen telkens maximaal vier individuele medewerkers aan bod (stap 3) en het team als geheel (stap 4 en 5). De uitgangspunten voor de FIT-gesprekken zijn:

De bijeenkomsten vinden plaats in een sfeer van oordeelloosheid en plezier in leren en ontwikkelen.
Alle betrokkenen nemen hun persoonlijke en teamontwikkeling ter harte en maken deze bespreekbaar.
Het team wordt bewust gemaakt van gelaagdheid in ontwikkeling: de bijdrage van het individu aan het team en de bijdrage van het individu en het team aan het grotere geheel.

Voorbereiding individuele teamleden

Voordat een FIT-gesprek wordt gevoerd, bereidt elke individuele medewerker zich voor. Dit duurt ongeveer een uur. Deze voorbereiding bestaat uit vier stappen:

Terugkijken van de uitkomsten van voorgaande FIT-bijeenkomsten.
Uitzetten van 360 graden feedback bij collega’s en cliënten. Dit verloopt via het LMS.
Zelfevaluatie aan de hand van de ontvangen 360 graden feedback en de vragen in het LMS.
Beschrijven van acties voor verdere persoonlijke / professionele groei.

De cliënten vullen dit lijstje vaak in samen met een partner of familielid. De medewerker heeft zelf regie bij wie hij/zij feedback ophaalt. De ervaring is dat cliënten en collega's echt hun best doen het feedbackformulier in te vullen en dat sprake is van goede feedback.

De 360 graden feedbackvragen

De afgelopen tijd heb ik gewerkt aan het volgende ontwikkelpunt: ...............................................................

Vraag 1 (over mijn vorige ontwikkelpunt), Waar heb je hierin groei gezien bij mij?

Vraag 2 (over mijn vorige ontwikkelpunt), Wat gun je mij hierin nog?

Vraag 3 Welke kwaliteiten herken je bij mij?

Vraag 4 Wat zie jij als valkuilen van mij?

Vraag 5 Waarin zie je ontwikkelingsmogelijkheden voor mij?

Vraag 6 Heb je nog andere feedback voor mij?

Vervolgens evalueert de medewerker zelf zijn/haar functioneren en ontwikkeling door zeven vragen te beantwoorden in het Leer Management Systeem (LMS). Dit doet de medewerker onder andere aan de hand van de uitkomsten van de 360 graden feedback. De zeven vragen gaan of de wensen van de cliënt echt uitgangspunt zijn in het werk, of er oprechte interesse wordt getoond in cliënten en collega’s, eigenaarschap, oog voor bedrijfsvoering, of er gewerkt wordt aan eigen ontwikkeling, plezier in het werk, en bijdrage aan de samenwerking in het team. Ook vult de medewerker op basis hiervan acties in voor de eigen ontwikkeling. Tevens kijkt de medewerker naar de teamontwikkeling.

De stappen van de FIT-methode nader toegelicht

Stap 1: Setup: Ontvangst en welkom. De gespreksleider stelt zich voor, kadert de bijeenkomst, inspireert teamleden om in een leer- en ontwikkelklimaat te komen. De gespreksleider bewaakt het proces en de tijd gedurende de bijeenkomst.
Stap 2: Spelregels afspreken: de gespreksleider faciliteert het proces. Het team brengt zelf de spelregels aan. Denk aan spelregels als veiligheid voorop, respecteer elkaar en vang elkaar op, je lerend en ontwikkelingsgericht opstellen, we zijn samen aan het onderzoeken, etc.
Stap 3: Zelfevaluatieronde: Input is de voorbereiding van de individuele medewerker. De zelfevaluatie bestaat voor ieder teamlid uit een aantal stappen: de inbreng van de zelfevaluatie, het ‘respectvol roddelen’ door het team, het in gesprek gaan met het team en het vastleggen van ontwikkelacties in het LMS (achteraf). Per FIT-bijeenkomst bereiden drie collega’s zich voor om deel te nemen aan deze stap. Dus niet ieder teamlid is bij iedere FIT-bijeenkomst aan de beurt.
Stap 4: Teamidentiteit: De input zijn het resultaat van de vorige FIT-bijeenkomst en de voorbereiding van het team. De kracht, valkuil, uitdaging en allergie van het team worden in kaart gebracht. Teamwaarden worden – eventueel in samenhang met organisatiewaarden – verkend. De uitkomsten van relevante evaluaties worden meegenomen en besproken. Er wordt een gezamenlijk teamontwikkelingsthema besproken. In de coronatijd waren de thema's vooral gericht op het weer verbinding krijgen met elkaar. Na de coronatijd wilde men elkaar weer beter leren kennen (elkaars kwaliteiten, om zo bijvoorbeeld de taakhouderschappen beter te kunnen verdelen). Andere thema's zijn bijvoorbeeld: beter leren vergaderen, beslissingen nemen en time-management/grenzen bewaken.
Stap 5: Borgen van teamontwikkeling. Hier worden acties vastgelegd die helpend zijn voor de voorgenomen teamontwikkeling. Het actieplan van de vorige keer wordt aangevuld in het LMS. Ook wordt besproken op welke momenten teamontwikkeling ter sprake komt in de reguliere teamoverleggen.
Stap 6: Evaluatie FIT-sessie: De bijeenkomst wordt afgerond met een evaluatie. Bijvoorbeeld: Wat ging goed? Zijn de spelregels opgevolgd? Wat zijn de verbeterpunten voor een volgende sessie? Was de rol van de gespreksleider effectief? Welke teamleden zijn volgende keer aan de beurt?

Evaluatie FIT-sessie Evaluatie FIT-sessie Bron:
InteraktContour

De uitkomsten

Zowel de individuele als de teamuitkomsten worden teruggekoppeld aan de manager middels het FIT-formulier in het LMS. De vragen in dit format zijn gebaseerd op het medewerkersprofiel van de organisatie. Het FIT-gesprek vervangt het individuele functioneringsgesprek. Er is echter altijd ruimte voor een medewerker om individueel in gesprek te gaan met de manager over het eigen functioneren of de eigen ontwikkeling. De FIT-methodiek kost de manager minder tijd dan het voeren van individuele functioneringsgesprekken en past in de visie op zelforganisatie die de organisatie heeft. Daarin is het belangrijk dat je elkaar kunt vinden en dat je elkaar feedback kunt geven in een open cultuur. In het begin was dit best spannend en feedback geven en ontvangen kan nog steeds spannend zijn, maar binnen de FIT wordt het al wat bekender en gewoner.

Indien de uitkomsten voor een individu, het team of de manager aanleiding geven tot gesprek of het team heeft iets nodig van de organisatie (bijvoorbeeld als het in een team niet lekker loopt):

Kan het team de manager benaderen met vragen.
Kan een individuele medewerker de manager benaderen met vragen.
Kan de manager het team benaderen met vragen.
Kan de manager een individuele medewerker benaderen met vragen.

De teammanager wordt ook op de hoogte gehouden van de ontwikkeldoelen van een team.

Het FIT-proces in schema Het FIT-proces in schema Bron:
InteraktContour

Meer informatie

Hoe lang wordt de methode al gebruikt?

Het managementteam en de ondernemingsraad hebben in 2017 ingestemd met het FIT-beleid. In 2017 is men gestart met de eerste pilots bij teams die vrijwillig mee wilden werken. Deze pilot is in 2017 positief geëvalueerd. In 2018 hebben alle teams binnen Maatschappelijke Ondersteuning en Behandeling een Start-Up en eerste FIT-bijeenkomst (FIT I) gehad. Vanaf het najaar van 2018 zijn de meeste teams die voor de zomer zijn gestart ook verdergegaan met FIT II.

Hoe vaak wordt de methode gebruikt?

Iedere twee jaar start een nieuwe FIT-ronde. Deze FIT-rondes bestaan uit zoveel FIT-bijeenkomsten dat iedere individuele medewerker zijn/haar inbreng heeft. In de praktijk ziet dat eruit als in onderstaand schema.

Elke medewerker wordt eens per twee jaar ‘gefit’. Bij een klein team (tot vier medewerkers) heb je een gesprek per twee jaar, bij de grotere teams twee of drie keer per twee jaar. Daarnaast kunnen de teams ook gebruik maken van een ontwikkelcoach, die op verzoek themabijeenkomsten en dergelijke kan begeleiden (naast de FIT-gesprekken).

Wat is de doelgroep?

Op dit moment worden de FIT-gesprekken gevoerd bij alle teams in de eenheden Maatschappelijke Ondersteuning en Behandeling. Daarnaast wordt FIT gebruikt bij één team van Zorg & Wonen en bij een aantal ondersteunende diensten.

Wordt er geëvalueerd en wat komt daaruit?

Direct na afloop van elke FIT-bijeenkomst vindt een evaluatie plaats bij alle deelnemers. Zij scannen een QR-code en beantwoorden vragen over de bijeenkomst die gerelateerd zijn aan de doelen van de FIT-methodiek. Het doel van de evaluatie is tweeledig:

Evaluatie van de FIT-methodiek, inclusief de rol van de gespreksleiders.
Op basis van de bevindingen verbeteringen aanbrengen in de methodiek, de organisatie en de uitvoering.

De te evalueren onderwerpen en het evaluatieformulier zijn bepaald naar aanleiding van de beleidsdoelstellingen en in overleg met de opdrachtgevers: P&O adviseur, directeur HR, directeur Zorg en eenheidsmanager BH.

Over de periode 2020 – 2022 is een evaluatierapport beschikbaar. In totaal waren er 519 respondenten. De volgende resultaten kwamen naar voren:

FIT en individu: de FIT-bijeenkomst heeft meer inzicht gegeven in eigen ontwikkeling, prestaties en functioneren, hoe de medewerker zich verhoudt tot zijn/haar baan, team en de organisatie. De 360 graden feedback en het invullen van het FIT-formulier hebben geholpen in de voorbereiding op de FIT-bijeenkomst en er zijn voldoende aanknopingspunten om aan de slag te gaan met persoonlijke acties (gemiddeld van 3,98 op schaal van 1-5).
FIT en team: de FIT-bijeenkomst heeft bijgedragen aan samen leren met collega's, onderling vertrouwen in het team en het daadwerkelijk aan de slag gaan met afgesproken teamacties. Ook bood FIT voldoende aanknopingspunten om aan de slag te gaan met de afgesproken teamacties (gemiddeld 4,1 op schaal van 1-5).
FIT en gespreksleider: de gespreksleider heeft een veilige setting gecreëerd, op een prettige manier doorgevraagd, voldoende doorgevraagd en een waardevrije/oordeelvrije houding (4,58 op schaal van 1-5).

De conclusies:

FIT wordt over het algemeen gewaardeerd als methodiek voor ontwikkelgesprekken.
FIT heeft zowel waarde voor het individu, als voor het team.
Medewerkers zijn tevreden over de manier waarop de gespreksleider in het gesprek staat.
Er is door de roddelmethode meer inbreng door teamleden tijdens de zelfevaluatieronde.
Er is behoefte aan meer tijd voor en variatie tijdens de teamidentiteit.

Op basis van de resultaten en conclusies heeft de organisatie een aantal doelstellingen voor 2023 – 2024 geformuleerd ten aanzien van de FIT-gesprekken:

We blijven evalueren.
Nieuwe gespreksleiders zijn ingewerkt en werken zelfstandig.
Introductie en opstarten van FIT op diverse locaties.
Aanpassen persoonlijke feedback vragen in het LMS, meer aantrekkelijk maken.
Persoonlijk ontwikkelpunt uit de vorige FIT terug laten komen in de nieuwe FIT.

Is de methode wetenschappelijk onderbouwd?

De FIT-methodiek is gebaseerd op het werk van Rudy VanDamme[1][2].

Wat zijn de benodigde investeringen?

Bij de organisatie werkt men met gespreksleiders die hiervoor gefaciliteerd worden in tijd en hiervoor worden opgeleid en jaarlijks diverse intervisies, werkoverleggen en een inspiratiedag hebben. De FIT-werkzaamheden zijn gewaardeerd op FWG 45. FIT-gespreksleiders die niet in deze schaal zitten krijgen een toelage tot FWG45 voor de FIT-uren. Daarnaast moeten de medewerkers tijd krijgen om deel te nemen aan de FIT-bijeenkomsten.

Welke randvoorwaarden zijn er?

De organisatie benoemt de volgende randvoorwaarden:

De organisatie moet een duidelijke visie hebben en de gekozen methode moet daarbij passen. Bij de organisatie werkt men vanuit de visie van zelforganisatie en FIT sluit daar heel goed op aan.
Er moet voldoende veiligheid zijn in een team. Als een team zich onveilig voelt, of mensen durven zich er niet uit te spreken, dan is er soms iets anders nodig om de basisveiligheid vorm te geven. Dat betekent overigens niet dat alles perfect moet gaan in teams, want de FIT-gesprekken dragen juist ook bij aan veiligheid, omdat de gesprekken goed worden begeleid door een gespreksleider. Om deze reden stemt de gespreksleider ook altijd eerst af met de taakhouder (en zo nodig met de (regio)manager) van een team of er ‘gefit’ kan worden.
Er moeten werkafspraken zijn rondom integriteit. De organisatie heeft zulke afspraken vastgelegd. Daarbij gaat het om zaken als afspraken rondom de gespreksleiders, omgang van de gespreksleiders met het team, taakhouder en teamleden, omgang tussen gespreksleiders en regiomanagers, projectleiders en managers en P&O, omgang van gespreksleiders met collega’s uit eigen team en medegespreksleiders en omgang met social media.

Welke praktische hulpmiddelen worden gebruikt?

Er is een beleidsdocument FIT, met daarin beschreven de methodiek, de voorbereiding voor FIT-bijeenkomsten, rollen en taken, frequently asked questions en werkafspraken rondom integriteit. Daarnaast hebben de gespreksleiders het gebruikelijke trainersmateriaal, zoals stiften en flapovers en een zandloper om tijd te bewaken. Ook staat er bij elke FIT-bijenkomst een banner met daarop de verschillende stappen in het FIT-gesprek. Op het LMS is een filmpje te vinden over de FIT-gesprekken. Ten slotte is er een LMS waarin de individuele ontwikkeling wordt vastgelegd door de medewerker en waar de 360 graden feedback wordt gehaal en acties worden uitgezet.

Welke trainers, coaches of cursussen zijn beschikbaar?

De organisatie heeft op dit moment negen gespreksleiders. De gespreksleiders komen uit de organisatie zelf en doen dit werk vrijwel allemaal als neventaak. Er is een formele sollicitatieprocedure voor de rol van gespreksleider. Gespreksleiders kunnen er zelf voor kiezen of zij de rol onder werktijd doen (dan worden de uren uitbetaald aan de eenheid waarin de gespreksleider werkt), of dat zij de uren naast hun formele aanstellingsomvang uitvoeren. Daarnaast is er een coördinator die tevens ontwikkelcoach is. Het aantal uren per gespreksleider verschilt; dat hangt af van het aantal teams dat een gespreksleider begeleidt. De organisatie leidt de eigen gespreksleiders op bij een externe organisatie (training van een aantal dagen). Er is een rolbeschrijving en een vacaturetekst beschikbaar voor de rol van gespreksleider.

Wat zijn voordelen van de methode?

De FIT-gesprekken dragen bij aan zelforganisatie. De medewerkers leren elkaar feedback te vragen, ontvangen en geven. Daardoor leveren de gesprekken ook meer openheid en betrokkenheid op, en een gezamenlijke werkwijze en heldere doelen per team. Er is dus sprake van teamontwikkeling. Ook leren medewerkers zelf verantwoordelijkheid te nemen in de zelforganisatie. Zij ervaren dat ze zelf zaken mogen beslissen. Dat er wel kaders zijn, maar dat zij daarbinnen veel ruimte en autonomie hebben. Daarmee dragen de FIT-gesprekken ook bij aan autonomie voor de teams. De FIT-gesprekken zorgen ervoor dat medewerkers kunnen groeien en ontwikkelen, dat zij elkaar daarin kunnen helpen, coachen en ondersteunen en dat zij waar nodig op de hoogte zijn van elkaars ontwikkeling.

Een ander voordeel is dat er meerdere gespreksleiders binnen de organisatie zijn opgeleid, en dat zij hun kennis en vaardigheden ook op andere momenten inzetten. Hiermee dragen ze op de werkvloer ook bij aan professionalisering. Daarnaast biedt de rol van gespreksleider extra uitdaging en verdieping in het werk. Dit wordt zeer gewaardeerd. Het biedt kansen om je verder door te ontwikkelen.

Wat zijn nadelen van de methode?

Als je in een team van maximaal vier medewerkers zit, dan heb je maar eens per twee jaar een FIT- bijeenkomst als team, terwijl grotere teams meerdere FIT-bijeenkomsten hebben.
Daarnaast kan het zijn dat medewerkers/teams het gevoel krijgen dat ze door de FIT-gesprekken minder tijd en aandacht krijgen van de regiomanager, want die verdwijnt door de opzet van de methodiek meer naar de achtergrond.
Tenslotte zit er een behoorlijk kostenplaatje vast aan het uitvoeren van de methodiek (uren voor de gespreksleiders en verleturen van de deelnemers). Of dit echt een nadeel is, is maar de vraag, omdat de FIT-gesprekken juist ook heel veel opleveren. De tijd die besteed wordt aan de FIT-gesprekken kan niet besteed worden aan de cliënten. Door de druk op de zorg kan dit lastig zijn.

Waar is men het meest trots op bij het toepassen van de methode?

De organisatie is er trots op dat de FIT-gesprekken worden gefaciliteerd. Dat daarmee gefaciliteerd wordt dat de medewerkers met elkaar kunnen groeien en ontwikkelen en dat zij elkaar kunnen helpen, coachen en ondersteunen. Daarnaast is men er trots op dat alle teams binnen Maatschappelijke Ondersteuning en Behandeling meedoen. Met of zonder weerstand: men doet het met elkaar. De FIT-gesprekken zijn echt op de kaart gezet. Ook trots is men op de goede gespreksleiders die dit werk vanuit enthousiasme doen en zichzelf ook voortdurend blijven ontwikkelen, want dat is toch het leidende principe van deze methodiek, dat medewerkers zich blijven ontwikkelen. Tenslotte is men er trots op dat dat men echt vasthoudt aan de methode, want die methode is er niet voor niets.

Wat zijn verbetermogelijkheden?

Sommige teams zouden graag meer tijd hebben voor stap 4, de teamidentiteit tijdens de FIT. Dit wordt nu opgelost doordat teams buiten de FIT om aandacht kunnen besteden aan teamontwikkeling, bijvoorbeeld door het inzetten van een ontwikkelcoach.
Een goede borging van de (team)doelen heeft de aandacht van de teams op dit moment en zou beter kunnen worden geborgd.

Wordt de methode ook elders toegepast? Op welke schaal?

Het is niet duidelijk of de FIT-methodiek elders binnen de gehandicaptenzorg wordt ingezet. Er worden door de externe organisatie wel veel meer gespreksleiders opgeleid binnen andere organisaties.

Suggesties voor andere organisaties die aan de slag willen met deze methode

De gekozen methode moet echt meerwaarde hebben voor de organisatie en aansluiten bij de visie van de organisatie: de medewerker, het team en uiteindelijk natuurlijk de cliënt. Daarnaast is een suggestie om klein te beginnen (met een pilot), zodat je kunt kijken wat wel en niet werkt. Tenslotte wordt aanbevolen om gespreksleiders een hele cyclus met een team te laten doorlopen, zodat voldoende veiligheid wordt opgebouwd.

Aanvullend materiaal

FIT-filmpje via videoplatform Vimeo:

https://vimeo.com/fcportfolio/download/233976740/3a5abf8149

Het advies is om ‘Original’ te downloaden, dat is het bestand met de beste kwaliteit.

Het wachtwoord is: preview

Bronvermelding

[1] VanDamme, R. (2013). De Ontwikkelcirkel. Handboek Ontwikkelingsgericht Coachen van teams. De Ronde Tafel.

[2] In de verpleegzorg is het FIT-gesprek onderdeel van de inspiratiebox methodisch werken:

www.waardigheidentrots.nl/category/structuur/inspiratiebox-methodisch-werken;

www.waardigheidentrots.nl/tools/fit-gesprek-medewerker. Het format voor het FIT-gesprek met de medewerker is ontwikkeld in een leerwerkplaats in een zorgorganisatie. Deze leerwerkplaats is begeleid vanuit Vilans. FIT wordt ook door FWG aangeboden: https://fwg.nl/academy/fit.

Bron

InteraktContour