Hoe lang wordt de methode al gebruikt?
Het managementteam en de ondernemingsraad hebben in 2017 ingestemd met het FIT-beleid. In 2017 is men gestart met de eerste pilots bij teams die vrijwillig mee wilden werken. Deze pilot is in 2017 positief geëvalueerd. In 2018 hebben alle teams binnen Maatschappelijke Ondersteuning en Behandeling een Start-Up en eerste FIT-bijeenkomst (FIT I) gehad. Vanaf het najaar van 2018 zijn de meeste teams die voor de zomer zijn gestart ook verdergegaan met FIT II.
Hoe vaak wordt de methode gebruikt?
Iedere twee jaar start een nieuwe FIT-ronde. Deze FIT-rondes bestaan uit zoveel FIT-bijeenkomsten dat iedere individuele medewerker zijn/haar inbreng heeft. In de praktijk ziet dat eruit als in onderstaand schema.
Elke medewerker wordt eens per twee jaar ‘gefit’. Bij een klein team (tot vier medewerkers) heb je een gesprek per twee jaar, bij de grotere teams twee of drie keer per twee jaar. Daarnaast kunnen de teams ook gebruik maken van een ontwikkelcoach, die op verzoek themabijeenkomsten en dergelijke kan begeleiden (naast de FIT-gesprekken).
Wat is de doelgroep?
Op dit moment worden de FIT-gesprekken gevoerd bij alle teams in de eenheden Maatschappelijke Ondersteuning en Behandeling. Daarnaast wordt FIT gebruikt bij één team van Zorg & Wonen en bij een aantal ondersteunende diensten.
Wordt er geëvalueerd en wat komt daaruit?
Direct na afloop van elke FIT-bijeenkomst vindt een evaluatie plaats bij alle deelnemers. Zij scannen een QR-code en beantwoorden vragen over de bijeenkomst die gerelateerd zijn aan de doelen van de FIT-methodiek. Het doel van de evaluatie is tweeledig:
- Evaluatie van de FIT-methodiek, inclusief de rol van de gespreksleiders.
- Op basis van de bevindingen verbeteringen aanbrengen in de methodiek, de organisatie en de uitvoering.
De te evalueren onderwerpen en het evaluatieformulier zijn bepaald naar aanleiding van de beleidsdoelstellingen en in overleg met de opdrachtgevers: P&O adviseur, directeur HR, directeur Zorg en eenheidsmanager BH.
Over de periode 2020 – 2022 is een evaluatierapport beschikbaar. In totaal waren er 519 respondenten. De volgende resultaten kwamen naar voren:
- FIT en individu: de FIT-bijeenkomst heeft meer inzicht gegeven in eigen ontwikkeling, prestaties en functioneren, hoe de medewerker zich verhoudt tot zijn/haar baan, team en de organisatie. De 360 graden feedback en het invullen van het FIT-formulier hebben geholpen in de voorbereiding op de FIT-bijeenkomst en er zijn voldoende aanknopingspunten om aan de slag te gaan met persoonlijke acties (gemiddeld van 3,98 op schaal van 1-5).
- FIT en team: de FIT-bijeenkomst heeft bijgedragen aan samen leren met collega's, onderling vertrouwen in het team en het daadwerkelijk aan de slag gaan met afgesproken teamacties. Ook bood FIT voldoende aanknopingspunten om aan de slag te gaan met de afgesproken teamacties (gemiddeld 4,1 op schaal van 1-5).
- FIT en gespreksleider: de gespreksleider heeft een veilige setting gecreëerd, op een prettige manier doorgevraagd, voldoende doorgevraagd en een waardevrije/oordeelvrije houding (4,58 op schaal van 1-5).
De conclusies:
- FIT wordt over het algemeen gewaardeerd als methodiek voor ontwikkelgesprekken.
- FIT heeft zowel waarde voor het individu, als voor het team.
- Medewerkers zijn tevreden over de manier waarop de gespreksleider in het gesprek staat.
- Er is door de roddelmethode meer inbreng door teamleden tijdens de zelfevaluatieronde.
- Er is behoefte aan meer tijd voor en variatie tijdens de teamidentiteit.
Op basis van de resultaten en conclusies heeft de organisatie een aantal doelstellingen voor 2023 – 2024 geformuleerd ten aanzien van de FIT-gesprekken:
- We blijven evalueren.
- Nieuwe gespreksleiders zijn ingewerkt en werken zelfstandig.
- Introductie en opstarten van FIT op diverse locaties.
- Aanpassen persoonlijke feedback vragen in het LMS, meer aantrekkelijk maken.
- Persoonlijk ontwikkelpunt uit de vorige FIT terug laten komen in de nieuwe FIT.
Is de methode wetenschappelijk onderbouwd?
De FIT-methodiek is gebaseerd op het werk van Rudy VanDamme[1][2].
Wat zijn de benodigde investeringen?
Bij de organisatie werkt men met gespreksleiders die hiervoor gefaciliteerd worden in tijd en hiervoor worden opgeleid en jaarlijks diverse intervisies, werkoverleggen en een inspiratiedag hebben. De FIT-werkzaamheden zijn gewaardeerd op FWG 45. FIT-gespreksleiders die niet in deze schaal zitten krijgen een toelage tot FWG45 voor de FIT-uren. Daarnaast moeten de medewerkers tijd krijgen om deel te nemen aan de FIT-bijeenkomsten.
Welke randvoorwaarden zijn er?
De organisatie benoemt de volgende randvoorwaarden:
- De organisatie moet een duidelijke visie hebben en de gekozen methode moet daarbij passen. Bij de organisatie werkt men vanuit de visie van zelforganisatie en FIT sluit daar heel goed op aan.
- Er moet voldoende veiligheid zijn in een team. Als een team zich onveilig voelt, of mensen durven zich er niet uit te spreken, dan is er soms iets anders nodig om de basisveiligheid vorm te geven. Dat betekent overigens niet dat alles perfect moet gaan in teams, want de FIT-gesprekken dragen juist ook bij aan veiligheid, omdat de gesprekken goed worden begeleid door een gespreksleider. Om deze reden stemt de gespreksleider ook altijd eerst af met de taakhouder (en zo nodig met de (regio)manager) van een team of er ‘gefit’ kan worden.
- Er moeten werkafspraken zijn rondom integriteit. De organisatie heeft zulke afspraken vastgelegd. Daarbij gaat het om zaken als afspraken rondom de gespreksleiders, omgang van de gespreksleiders met het team, taakhouder en teamleden, omgang tussen gespreksleiders en regiomanagers, projectleiders en managers en P&O, omgang van gespreksleiders met collega’s uit eigen team en medegespreksleiders en omgang met social media.
Welke praktische hulpmiddelen worden gebruikt?
Er is een beleidsdocument FIT, met daarin beschreven de methodiek, de voorbereiding voor FIT-bijeenkomsten, rollen en taken, frequently asked questions en werkafspraken rondom integriteit. Daarnaast hebben de gespreksleiders het gebruikelijke trainersmateriaal, zoals stiften en flapovers en een zandloper om tijd te bewaken. Ook staat er bij elke FIT-bijenkomst een banner met daarop de verschillende stappen in het FIT-gesprek. Op het LMS is een filmpje te vinden over de FIT-gesprekken. Ten slotte is er een LMS waarin de individuele ontwikkeling wordt vastgelegd door de medewerker en waar de 360 graden feedback wordt gehaal en acties worden uitgezet.
Welke trainers, coaches of cursussen zijn beschikbaar?
De organisatie heeft op dit moment negen gespreksleiders. De gespreksleiders komen uit de organisatie zelf en doen dit werk vrijwel allemaal als neventaak. Er is een formele sollicitatieprocedure voor de rol van gespreksleider. Gespreksleiders kunnen er zelf voor kiezen of zij de rol onder werktijd doen (dan worden de uren uitbetaald aan de eenheid waarin de gespreksleider werkt), of dat zij de uren naast hun formele aanstellingsomvang uitvoeren. Daarnaast is er een coördinator die tevens ontwikkelcoach is. Het aantal uren per gespreksleider verschilt; dat hangt af van het aantal teams dat een gespreksleider begeleidt. De organisatie leidt de eigen gespreksleiders op bij een externe organisatie (training van een aantal dagen). Er is een rolbeschrijving en een vacaturetekst beschikbaar voor de rol van gespreksleider.
Wat zijn voordelen van de methode?
De FIT-gesprekken dragen bij aan zelforganisatie. De medewerkers leren elkaar feedback te vragen, ontvangen en geven. Daardoor leveren de gesprekken ook meer openheid en betrokkenheid op, en een gezamenlijke werkwijze en heldere doelen per team. Er is dus sprake van teamontwikkeling. Ook leren medewerkers zelf verantwoordelijkheid te nemen in de zelforganisatie. Zij ervaren dat ze zelf zaken mogen beslissen. Dat er wel kaders zijn, maar dat zij daarbinnen veel ruimte en autonomie hebben. Daarmee dragen de FIT-gesprekken ook bij aan autonomie voor de teams. De FIT-gesprekken zorgen ervoor dat medewerkers kunnen groeien en ontwikkelen, dat zij elkaar daarin kunnen helpen, coachen en ondersteunen en dat zij waar nodig op de hoogte zijn van elkaars ontwikkeling.
Een ander voordeel is dat er meerdere gespreksleiders binnen de organisatie zijn opgeleid, en dat zij hun kennis en vaardigheden ook op andere momenten inzetten. Hiermee dragen ze op de werkvloer ook bij aan professionalisering. Daarnaast biedt de rol van gespreksleider extra uitdaging en verdieping in het werk. Dit wordt zeer gewaardeerd. Het biedt kansen om je verder door te ontwikkelen.
Wat zijn nadelen van de methode?
- Als je in een team van maximaal vier medewerkers zit, dan heb je maar eens per twee jaar een FIT- bijeenkomst als team, terwijl grotere teams meerdere FIT-bijeenkomsten hebben.
- Daarnaast kan het zijn dat medewerkers/teams het gevoel krijgen dat ze door de FIT-gesprekken minder tijd en aandacht krijgen van de regiomanager, want die verdwijnt door de opzet van de methodiek meer naar de achtergrond.
- Tenslotte zit er een behoorlijk kostenplaatje vast aan het uitvoeren van de methodiek (uren voor de gespreksleiders en verleturen van de deelnemers). Of dit echt een nadeel is, is maar de vraag, omdat de FIT-gesprekken juist ook heel veel opleveren. De tijd die besteed wordt aan de FIT-gesprekken kan niet besteed worden aan de cliënten. Door de druk op de zorg kan dit lastig zijn.
Waar is men het meest trots op bij het toepassen van de methode?
De organisatie is er trots op dat de FIT-gesprekken worden gefaciliteerd. Dat daarmee gefaciliteerd wordt dat de medewerkers met elkaar kunnen groeien en ontwikkelen en dat zij elkaar kunnen helpen, coachen en ondersteunen. Daarnaast is men er trots op dat alle teams binnen Maatschappelijke Ondersteuning en Behandeling meedoen. Met of zonder weerstand: men doet het met elkaar. De FIT-gesprekken zijn echt op de kaart gezet. Ook trots is men op de goede gespreksleiders die dit werk vanuit enthousiasme doen en zichzelf ook voortdurend blijven ontwikkelen, want dat is toch het leidende principe van deze methodiek, dat medewerkers zich blijven ontwikkelen. Tenslotte is men er trots op dat dat men echt vasthoudt aan de methode, want die methode is er niet voor niets.
Wat zijn verbetermogelijkheden?
- Sommige teams zouden graag meer tijd hebben voor stap 4, de teamidentiteit tijdens de FIT. Dit wordt nu opgelost doordat teams buiten de FIT om aandacht kunnen besteden aan teamontwikkeling, bijvoorbeeld door het inzetten van een ontwikkelcoach.
- Een goede borging van de (team)doelen heeft de aandacht van de teams op dit moment en zou beter kunnen worden geborgd.
Wordt de methode ook elders toegepast? Op welke schaal?
Het is niet duidelijk of de FIT-methodiek elders binnen de gehandicaptenzorg wordt ingezet. Er worden door de externe organisatie wel veel meer gespreksleiders opgeleid binnen andere organisaties.
Suggesties voor andere organisaties die aan de slag willen met deze methode
De gekozen methode moet echt meerwaarde hebben voor de organisatie en aansluiten bij de visie van de organisatie: de medewerker, het team en uiteindelijk natuurlijk de cliënt. Daarnaast is een suggestie om klein te beginnen (met een pilot), zodat je kunt kijken wat wel en niet werkt. Tenslotte wordt aanbevolen om gespreksleiders een hele cyclus met een team te laten doorlopen, zodat voldoende veiligheid wordt opgebouwd.
Aanvullend materiaal
FIT-filmpje via videoplatform Vimeo:
https://vimeo.com/fcportfolio/download/233976740/3a5abf8149
Het advies is om ‘Original’ te downloaden, dat is het bestand met de beste kwaliteit.
Het wachtwoord is: preview
Bronvermelding
[1] VanDamme, R. (2013). De Ontwikkelcirkel. Handboek Ontwikkelingsgericht Coachen van teams. De Ronde Tafel.
[2] In de verpleegzorg is het FIT-gesprek onderdeel van de inspiratiebox methodisch werken:
www.waardigheidentrots.nl/category/structuur/inspiratiebox-methodisch-werken;
www.waardigheidentrots.nl/tools/fit-gesprek-medewerker. Het format voor het FIT-gesprek met de medewerker is ontwikkeld in een leerwerkplaats in een zorgorganisatie. Deze leerwerkplaats is begeleid vanuit Vilans. FIT wordt ook door FWG aangeboden: https://fwg.nl/academy/fit.
