Etappe 17: Voer je projectplan uit

Welke mensen werken wel of niet met de nieuwe technologie? Welke resultaten worden er per locatie gehaald? Continue monitoring hierop leidt tot aanscherping van de criteria voor inclusie en exclusie van je doelgroep en daarmee tot betere toepassing voor de teams die nog gaan komen. Het is goed dit ook nog eens te evalueren met de mensen die betrokken waren bij etappe 3 ‘Ken je gebruiker’. Ga na of je de technologie nog steeds in wilt zetten zoals je in die etappe hebt vastgelegd. Komt er een nieuwe mogelijke doelgroep naar voren? Pak dit dan pas op nadat je de ingebruikname voor de eerst bepaalde doelgroep hebt afgerond. Of start een apart project.

Het serviceproces, zoals je dat in etappe 9 hebt ontworpen, is voor elke locatie hetzelfde. Wel heeft de serviceverlening voor cliënten en zorgverleners verdere opschaling nodig. In eerste instantie kon jullie projectteam waarschijnlijk het grootste deel van de vragen oppakken om ervan te leren. Wanneer de hele organisatie ermee aan de slag gaat, is dat niet meer mogelijk. Worden vraagstellers en bestellers nog snel genoeg geholpen door de eigen organisatie en de leverancier? Blijven er vragen openstaan die nog uitgezocht moeten worden? Zijn de oplossingen passend en bruikbaar voor de vraagstellers? Door dit na te gaan en te verwerken in je eerder opgestelde serviceproces, kun je de praktijk erop aanpassen.

In deze fase gaan veel mensen met het nieuwe werkproces aan de slag zoals je dit in etappe 7 ‘Herontwerp het werkproces’ hebt opgesteld. Dit is een goed moment om de denkkracht van de medewerkers nog eens te benutten en de verbetermogelijkheden die zij zien door te voeren in de processen. Denk er verder ook aan om de eerdere zorgteams en locaties, die de technologie al toepassen, te informeren en te begeleiden bij deze wijzigingen. Zo kunnen zij ook weer beter verder.

Een groot deel van het project staat in het teken van de huidige gebruikers in je organisatie. In deze fase van het project is het goed de nieuwe kennis ook op te nemen in de introductie van nieuwe medewerkers en de intake van nieuwe cliënten. Hierdoor zorg je dat de technologie structureel en nuttig wordt ingezet en voorkom je dat de effecten van je inspanningen na een poosje verwateren. Besteed ook aandacht aan hoe de zorgteams en locaties bekend raken met deze processen.

Voor je businesscase verzamel je in deze fase onderzoeksgegevens. In etappe 10 en etappe 15 heb je uitgewerkt hoe je dit doet. Houd een vinger aan de pols in hoe dit gaat. Onderzoek vraagt namelijk vaak om extra inspanning van cliënten en medewerkers. Door hier wat begeleiding op te bieden kun je voor elkaar krijgen dat ze hier tijd voor vrijmaken. Blijf aandacht houden voor het benutten van de juiste meetmomenten zoals je dat hebt opgenomen in etappe 10. Dan weet je zeker dat je tot bruikbare resultaten komt.

Nu je druk bezig bent met de uitbreiding van de technologie naar alle teams, heb je wellicht minder aandacht voor andere stakeholders. Terwijl het van belang is dat zij ook voldoende aandacht voor de vernieuwing blijven houden. Houd aandacht voor nuttige onderwerpen voor communicatie en interactie met alle belangrijke stakeholders. Denk aan ervaringsverhalen van gebruikers, leveranciers, resultaten van het project en geleerde lessen. Het kan tot slot helpend zijn om contactpersonen van de verschillende zorgteams (ambassadeurs) met elkaar ervaringen uit te laten wisselen en hun inzichten weer te delen.

Deze stap stond ook in de laatste etappe van de vorige fase, en is voor de fase net zo essentieel. De stappen van deze etappe zijn een goede leidraad voor het gesprek met je opdrachtgever om te laten zien dat je alles op orde hebt. Maak hen opnieuw bewust dat de betrokkenheid die management en bestuur de komende periode laten zien onmisbaar is voor het draagvlak in de organisatie. 

Robuustheid gaat over stevigheid van een systeem en in hoeverre een applicatie gevoelig is voor storingen van buitenaf. Je hebt in etappe 10 de gebruiksvriendelijkheid van de technologie getest bij een kleine groep gebruikers. Later heb je ook de technische implementatie uitgevoerd. Nu je op veel grotere schaal de nieuwe technologie inzet, is het goed daarover met de huidige gebruikers in gesprek te gaan. Hoe ervaren zij de technologie zelf? Gebruik daar ook de meldingen en vragen uit het serviceproces voor. Rapporteer niet alleen intern, maar ook naar de leverancier en vraag ze de belangrijkste verbeteringen op te pakken.

Klaar. Dit is het moment dat alle locaties geweest zijn en je met elkaar kunt vieren dat zoveel mogelijk mensen met de technologie kunnen werken. Een fantastisch moment om de hele organisatie en alle stakeholders van op de hoogte te brengen. Geniet ervan, gefeliciteerd!