Weinig regels en veel gezond verstand bij JP van den Bent

Tanja valt direct met de deur in huis: ‘We hebben hier géén ontregelproject, nooit gehad ook! We werken gewoon al ruim 20 jaar op onze eigen manier. Wat bij andere organisaties ontregelen heet, is voor ons altijd de normale werkwijze geweest.’ Als bestuurder let Tanja dus continu goed op: ‘Welke regels zijn echt nodig zodat Karen en haar collega’s hun werk goed kunnen doen en wat moeten we vooral laten.’ Ze legt uit waar die manier van werken vandaan komt. ‘Onze oorsprong ligt in de “kortverblijfhuizen”, bedoeld voor crisis- en overbruggingsopvang.

Wij leerden dat als iemand in crisis is, er een mens voor je staat. En dat je dan gewoon te handelen hebt. Maatwerk moet leveren. Ga je in zo’n situatie een protocol of stroomschema volgen, dan sta je direct 5-0 achter.’ Inmiddels biedt JP van den Bent meer vormen van zorg en ondersteuning. De organisatie ‘ondersteunt mensen bij hun leven’. En omdat ieder mens uniek is, is ook de ondersteuning voor iedereen anders. De medewerkers kijken naar de individuele cliënt. De JP van den Bent stichting heeft ongeveer 170 locaties in het noorden, midden en oosten van het land. Zo’n 2500 medewerkers ondersteunen ongeveer 3800 cliënten.

Gebruik je gezonde verstand

‘Als je wilt dat Karen haar professionele verantwoordelijkheid – of beter: eigenaarschap – pakt, moet je de organisatie niet dichttimmeren met regels,’ vervolgt Tanja. ‘Dan ontneem je haar alle ruimte. Wij hebben een stuk of 30 richtlijnen en 4 protocollen en dat is het. Een veel gehoorde kreet in onze organisatie is “gebruik je gezonde verstand” en “hoe zou je het thuis doen”.’ Tanja wijst erop dat medewerkers thuis prima in staat zijn om bijvoorbeeld hun hypotheek en andere financiële zaken te regelen. ‘En op hun werk moeten ze hun verstand in de prullenbak gooien? En een stroomschema of vinklijstje volgen? Dat is toch raar? Medewerkers kunnen heel goed naar hun cliënten kijken en nadenken over de zorg die ze leveren.’

Geen tijd te kort

Karen is blij met de ruimte die ze krijgt. ‘Ik vind het fijn om verantwoordelijk te zijn voor de dingen die ik doe. Want dat betekent dat ik het op mijn manier mag doen, ik kan dicht bij mezelf blijven. Ik denk dat dat belangrijk is voor de kwaliteit van mijn werk.’ De werk- en regeldruk die werknemers van andere zorgorganisaties ervaren, herkent ze totaal niet. ‘Ik heb nooit het gevoel dat ik tijd te kort kom. We doen wat de mens die voor ons staat op dat moment nodig heeft. Natuurlijk hebben we ook een platform en rapportagesysteem om de kwaliteit van zorg te waarborgen. Maar die geven geen druk. Ik ben bij JP van den Bent gaan werken na een stage. In andere organisaties waar ik stage liep, voelde ik die druk trouwens wel. Daar waren veel protocollen. Maar die beschreven de zorg op een manier die niet bij mij paste. Bovendien is de praktijk nooit precies zoals het protocol het beschrijft. Dan is het beter om je gezonde verstand te gebruiken.’

Geen last van gekkigheid

Als Karen geen werkdruk ervaart en ruimte voelt om te doen wat nodig is, weet Tanja dat ze haar werk goed doet. ‘Het is mijn rol om te zorgen dat ze geen last heeft van de gekkigheid die de wereld om ons heen bedenkt. Want als je niet oppast, ben je continu lijsten aan het aanleveren om te bewijzen dat je aan allerlei eisen voldoet. Terwijl het in de kern maar om 4 dingen gaat: kwaliteit van dienstverlening, kwaliteit van arbeid, continuïteit in de financiële middelen en kwaliteit van dialoog. Want je moet met elkaar in gesprek blijven.’

De intentie van de wet

Concrete voorbeelden van wat JP van den Bent anders doet heeft Tanja volop. ‘In het kader van de Wet zorg en dwang moet je bijvoorbeeld werken met een onafhankelijke cliëntadviseur. Prima natuurlijk. Maar de manier waarop we dat volgens de wet moeten organiseren, past niet bij onze manier van werken. Het sluit niet aan bij de vraag van de cliënt. We zijn nu met elkaar op zoek naar hoe het anders kan.’ JP van den Bent kijkt altijd kritisch wat een wet beoogt en hoe de organisatie dat kan borgen. ‘Dus wat is de intentie van de wet en hoe kunnen we die wet uitvoeren op een manier die bij ons past. Dat hoeft niet per se naar de letter van de wet te zijn.’

Ze noemt de Wet op de ondernemingsraden. De intentie van die wet is medezeggenschap voor medewerkers. ‘Maar waarom moet dat in de vorm van een or? Wij vinden dat medezeggenschap iets is van iedereen binnen de organisatie. Daarom kiezen we voor medezeggenschap op natuurlijke wijze. Dat werkt volgens ons beter dan een clubje van 12 medewerkers dat altijd namens alle 2500 anderen spreekt.’ Zo wordt bijvoorbeeld het nieuwe cliëntdossier nu samen met medewerkers gekozen. En worden bij belangrijke sollicitatieprocedures weer andere medewerkers betrokken.

Geen crisisteam tijdens corona

Ook in de coronaperiode ging de JP van de Bent stichting op haar eigen manier met de regels om. ‘Het uitgangspunt was “geen bezoek, tenzij”’, vertelt Karen. ‘Dat vertaalden wij naar bijvoorbeeld één keer per week bezoek voor de cliënt in appartement A en drie keer per week voor de cliënt in appartement B. Terwijl andere organisaties helemaal dichtgingen, hebben wij gedaan wat nodig was voor onze cliënten om zo normaal mogelijk te functioneren in een wereld die volledig op z’n kop stond.’ ‘We hadden ook geen crisisteam’, vult Tanja aan. ‘Ruud, de toenmalige bestuurder, en ik bespraken de situatie elke ochtend bij een kop koffie. En we communiceerden altijd via één kanaal en alleen over de dingen die duidelijk waren. Dat doen we nog steeds.’ ‘En daardoor was er bij ons nooit paniek’, zegt Karen. ‘Want we kregen steeds een duidelijk statement.’

De eenvoud bewaren

Zoals JP van den Bent elke individuele cliënt ziet, kijkt de organisaties ook naar medewerkers. Tanja: ‘We willen weten wie ze zijn. We vinden het belangrijk dat ze zichzelf durven zijn, transparant zijn en om hulp durven vragen. Daar selecteren we op.’ Dat laatste is precies waar Karen op haar locatie het trotst is: ‘We durven te zeggen dat we iets niet weten. En hoe tegenstrijdig het ook klinkt, dat geeft vertrouwen.’ ‘En ik ben trots op hoe we met elkaar werken’, zegt Tanja.

‘Dat het ons lukt de eenvoud te bewaren. Zelfs in de coronaperiode hebben we ons niet gek laten maken, we zijn er vrij ontspannen mee omgegaan. Ondanks de dikke crisishandboeken die ik toegestuurd kreeg.’ Toen ze laatst door Rotterdam liep, zag Tanja een quote van Jules Deelder op een muur: ‘Binnen de perken zijn de mogelijkheden even onbeperkt als daarbuiten’. ‘Dat is JP van den Bent! En het is ook mijn tip aan andere organisaties: er kan zoveel meer dan je denkt. Ga het gewoon doen. Want door te ontregelen krijgen medewerkers meer eigenaarschap en dat vergroot het werkplezier.’

Regeldruk: genezen of voorkomen?

De afgelopen jaren is (terecht) veel aandacht uitgegaan naar het verminderen van regeldruk voor zorgmedewerkers. Er wordt gewerkt aan het kleiner maken van het probleem, maar het blijft een vorm van symptoombestrijding. Is het niet logischer om regeldruk óók te voorkomen?  

Lees het verhaal van Bart van Mierlo