Voorwaarden om te ontregelen

1. Start met ontregelen op het juiste moment

Het juiste startmoment kan per organisatie anders zijn.

• Zijn er ook andere ontwikkelingen of projecten? Mogelijk kunnen of willen medewerkers zich niet volledig inzetten voor het ontregeltraject waardoor het minder succesvol is.
• Zijn de andere ontwikkelingen juist ondersteunend? Dan kan de ontregelaanpak makkelijker van start gaan.

Krijg inzicht in de mogelijke obstakels. En maak een plan hoe je hiermee om kunt gaan. Gebruik hiervoor de werkvorm Beren op de weg.

2. Zoek en creëer draagvlak 

Je hebt ondersteuning vanuit de hele organisatie nodig. Dat gaat over draagvlak. Draagvlak zorgt ervoor dat de plannen worden gesteund én uitgevoerd, ook op langere termijn.

Bestuurlijk draagvlak 

Het is belangrijk dat het bestuur hoge prioriteit geeft aan ontregelen. Het is belangrijk dat het bestuur zich aan ontregelen verbindt, zodat hier sturing op is.

Draagvlak onder medewerkers 

Betrek medewerkers en creëer enthousiasme en energie voor ontregelen. Die heb je nodig om de plannen uit te voeren. Zorg ook dat het thema op de agenda komt en herkenbaar is. Onze cartoons helpen hierbij.

Denk aan het vieren van de kleine successen. Ontregelen is soms best lastig. Je houdt de aandacht en energie erop door de kleine successen te vieren en te delen.

3. Vorm een divers veranderteam 

Vorm een veranderteam met medewerkers uit verschillende vakgebieden. Zo neem je meerdere belangrijke perspectieven mee en houd je iedereen betrokken. Denk in ieder geval aan:

• Zorgprofessionals. Betrek hen er vanaf het begin bij en geef ze een stem. Zij kunnen delen waar ze in de praktijk tegenaan lopen en wat ze nodig hebben.
• Managers en/of leidinggevenden. Vanwege kun rol kunnen zij het voor elkaar krijgen om ideeën uit de praktijk om te zetten in acties.
• Collega’s met vragen of collega’s die betrokken zijn bij systemen, zoals ICT- of HRM-collega's

Zorg dat deze medewerkers genoeg tijd hebben om aan dit traject deel te nemen. Ontregelen vraagt namelijk tijd, voordat het tijd oplevert. Je doet het er niet even bij.

4. Werk met een projectmatige aanpak

Ontregelen vraagt een aanpassing in de werkafspraken, een verandering in gedrag en het loslaten van gewoonten. Het helpt om vooraf een projectaanpak op te stellen die aansluit bij de verandering in jouw organisatie.

• Werk in kleine stappen. Als je een aanpak op papier hebt, hoef je deze niet direct op de hele organisatie toe te passen. Denk bijvoorbeeld eens aan een experiment met een team. Rol het vandaar verder uit over andere teams (en locaties). Daarmee houd je het overzichtelijk en behapbaar.
• Kijk of je de acties uit je projectplan kan koppelen aan bestaande projecten. Laat het dus geen project op zichzelf zijn. Zie ook de eerste randvoorwaarde.

5. Denk na over de borging

De laatste randvoorwaarde gaat over borging van de projecten die zijn uitgevoerd rondom de activiteiten. Borgen is belangrijk, omdat je daarmee goede ideeën en opgedane ervaringen kunt behouden. Zodat iedereen die er nu en in de toekomst werkt, op de hoogte is en op die manier blijft werken. Het doel van de borging is om succesvolle verbeteringen te behouden, te verspreiden en als organisatie hiervan te blijven leren. Gebruik de checklist als hulpmiddel bij de borging.

Denk voordat je van start gaat met het project al na over de borging. Dit doe je door bijvoorbeeld na te denken over de communicatie van de resultaten tijdens en na afloop van het project. Ook kan je vooraf nadenken over de manier waarop je de resultaten opslaat, zodat medewerkers de informatie zelf kunnen opzoeken en ondersteunende informatie altijd bij de hand hebben. Tijdens het project is het goed om (op vaste momenten) te kijken (monitoren) hoe het met de activiteiten gaat. Kijk bijvoorbeeld tijdens overleggen naar de status van het project. Is het project goed op weg? Of zijn er misschien extra acties nodig om bij te sturen op de planning? Bespreek samen op welke zaken jullie willen monitoren en wanneer.