Hoe kan het ECD beter ondersteunen?

1. Ontwikkel het ECD samen met zorgmedewerkers

Hoe kan het ECD de zorgmedewerkers nog beter ondersteunen? De grootste groep gebruikers zijn de zorgmedewerkers. Toch hebben zij bijna geen rol in het ontwikkelen van het ECD. Hoe zit dat precies?

De grootste groep deelnemers aan het onderzoek over het ECD (51%) bestaat uit verzorgenden, verpleegkundigen en begeleiders. Zij zijn de grootste groep gebruikers en zij gebruiken het ECD vooral voor rapporteren, evalueren, het schrijven van zorgplannen en het overdragen. Deze zorgmedewerkers geven echter aan dat zij wel met het ECD moeten werken, maar niet of nauwelijks betrokken zijn geweest bij de ontwikkeling, selectie en implementatie ervan.

De eerste belangrijke les uit het onderzoek is dus: betrek ook zorgmedewerkers bij de ontwikkeling, selectie en implementatie van het ECD. 

Tip: Bekijk hier de infographic die is gemaakt van het onderzoek. 

2. Verbeter het gebruiksgemak en overzicht binnen het ECD

Het ECD biedt te weinig gebruiksgemak en is niet zo overzichtelijk. Hoe zit dat precies?

Uit het onderzoek blijkt dat zorgmedewerkers vinden dat het ECD zich meer zou moeten richten op gebruiksgemak en methodisch werken. Zorgmedewerkers vinden namelijk dat de nadruk nu te veel ligt op controle en verantwoording. Ook moeten ze vaak werken in verschillende systemen, die niet aan elkaar gekoppeld zijn. Zo geven veel behandelaars aan dat zij vooral de verbinding missen tussen het behandeldossier en het dossier dat zorgmedewerkers gebruiken. Ze moeten daardoor veel gegevens onnodig dubbel invoeren. Als je alles slechts één keer hoeft in te voeren, bespaart dat tijd.

Ook geven veel zorgmedewerkers aan dat het niet nodig is om zoveel informatie bij te houden in het ECD om goed methodisch te kunnen werken.

De tweede belangrijke les uit het onderzoek is dus: zorg voor gebruiksvriendelijke systemen die gekoppeld zijn. Registreer bovendien niet meer dan nodig. Dit voorkomt veel administratieve tijd.

3. Help medewerkers die niet handig zijn met het ECD meer

Medewerkers die niet handig zijn met het ECD moeten meer geholpen worden. Hoe zit dat precies?

Medewerkers die niet handig zijn met het ECD krijgen te weinig hulp. Bij het invoeren of updaten van het ECD is er voor deze groep te weinig aandacht. Sommige medewerkers vinden werken met het ECD nog spannend en voor hen is te weinig tijd. Bij het invoeren van het ECD is daarom meer scholing nodig voor de groep medewerkers die niet handig zijn met het ECD. Het invoeren en updaten van het ECD gaat voor hen vaak te snel.

Een keer uitleggen is dus niet genoeg voor deze groep medewerkers. Meer tijd is nodig om deze medewerkers uit te leggen hoe het ECD werkt en hoe je methodisch werkt met het ECD. Naast een uitleg over waar elke knop voor dient, is een uitleg nodig over het methodisch werken. Juist medewerkers die wél handig zijn met het ECD kunnen deze groep medewerkers goed helpen.

De derde les uit het onderzoek is dus: zorg voor meer tijd voor medewerkers die niet handig zijn met het ECD. Geef deze medewerkers meer scholing.

4. Maak het ECD net zo makkelijk als het internet

Hoe wordt het gebruik van het ECD makkelijker? Het meest gegeven antwoord bij het onderzoek is; maak het ECD eenvoudig, klein en simpel. Het ECD moet net zo makkelijk zijn als het internet. Het ECD kan kleiner en eenvoudiger zijn met simpeler taalgebruik.

Het ECD wordt bijvoorbeeld eenvoudiger door het invoeren van nieuwe functies vooraf te toetsen bij zorgmedewerkers. Een testpanel van zorgmedewerkers zou nieuwe functies kunnen uitproberen.

Voor elke functie of knop binnen het ECD moet voldoende uitleg zijn. Elke functie kan bijvoorbeeld een hulpknop krijgen in de vorm van een vraagteken. Ook kan elke medewerker een handboekje krijgen met uitleg over het ECD.

Een vierde belangrijke les uit het onderzoek is dus: zorg dat het ECD net zo makkelijk is als het internet. Zorg voor voldoende informatie en uitleg bij elke functie of knop.

5. Betrek de zorgmedewerker voor een echt ondersteunend ECD

Om het ECD echt te laten ondersteunen aan de zorg is het noodzakelijk zorgmedewerkers te betrekken. Hoe zit dat precies?

Betrek de zorgmedewerker bij het ontwerpen van het ECD! Dit is het antwoord dat zorgmedewerkers geven wanneer wij vragen wat ECD-leveranciers kunnen doen. De zorgmedewerker is nodig om te helpen bij het ontwikkelen van het ECD, maar ook bij de invoering van het ECD.

ECD-leveranciers kunnen bijvoorbeeld zorgmedewerkers aannemen om te helpen bij de invoering van het ECD. Belangrijk is dat ECD-leveranciers en bestuurders weten wat er speelt op de werkvloer en hoe het ECD daar werkt. Alleen meelopen en meekijken is niet genoeg. Er is ervaringsdeskundigheid nodig.

Een vijfde belangrijke les uit het onderzoek is dus: De zorgmedewerker en de ECD-leverancier moeten goed samenwerken bij het ontwikkelen en de invoering van het ECD. Zo ziet de ECD-leverancier hoe het ECD op de werkvloer werkt.