Het nut en de noodzaak van registraties kunnen mensen verschillend ervaren. Ervaren hoe een registratie bijdraagt aan goede zorg, is heel belangrijk. Want dan ervaart een zorgmedewerker het ook niet als moeite om de registratie te doen.
De Ontregelaanpak
Gepubliceerd op: 07-02-2023
Hoe begin je met ontregelen? Op deze pagina lees je in korte stappen hoe je begint met ontregelen dankzij een plan van aanpak.
1. Wat is de aanleiding om te ontregelen?
Bedenk met jouw team waarom het zo belangrijk is om de regeldruk aan te pakken. Waarom moeten jullie er juist nú mee aan de slag? Zorg dat je dit helder hebt, voordat je aan de slag gaat met ontregelen. Dan krijg je ook makkelijker steun voor je plannen vanuit de organisatie. Hoe maak je een eerste start?
- Breng de registraties en regels in kaart waar medewerkers het meeste last hebben. Met de toolkit Minder papier, meer tijd voor zorg kan je deze registraties opsporen.
- Ga samen met een multidisciplinair team aan de slag om de dieperliggende oorzaak van de regeldruk helder te krijgen. Want alleen bestaande regels en registraties schrappen is niet genoeg om regeldruk te verminderen.
- Gebruik bijvoorbeeld de Visgraatmethode om de achterliggende oorzaken te ontdekken.
2. Wat is het doel?
Bepaal met elkaar wat jullie gezamenlijk willen bereiken met ontregelen. Welke zichtbare en merkbare (gedrags)verandering zie je voor je? Een helder en afgebakend doel helpt om de verandering richting te geven. De werkvorm Wondervraag helpt je hierbij door gezamenlijk een positieve ambitie op te schrijven. Naast de werkvorm Wondervraag kun je met onderstaande vragen richting geven aan het doel:
- Hoe zorgen we dat medewerkers weten wat zij wel en niet moeten registreren?
- Hoe zorgen we dat onze medewerkers kritisch naar registraties kijken
- Hoe zorgen we dat er ruimte is vanuit de organisatie om regels ter discussie te stellen?
Schrijf daarna de verwachte resultaten op van de ontregelaanpak. En denk na over hoe het eindresultaat eruit ziet. En wanneer jullie tevreden zijn. Wat valt binnen jullie ontregelaanpak en wat erbuiten? Waar heb je wel invloed op en waar niet op?
3. Randvoorwaarden
Randvoorwaarden zijn zaken die nodig zijn om het project met succes te kunnen doen. Wat is belangrijk om te doen? Of waar moet je op letten?
- Zorg ervoor dat de randvoorwaarden vóór de start helder zijn. En dat ze zijn geregeld.
- Gebruik de checklist om te bepalen wie en wat je nodig hebt om te starten.
- Aan de hand van de werkvorm Beren op de weg breng je de risico’s in kaart én de manieren om de risico’s weg te nemen of te beperken.
- Zorg naast de borging ervoor dat de medewerkers die niet direct betrokken zijn bij de activiteiten, van de veranderingen afweten. Een verspreidingsplan (te downloaden als pdf onderaan deze pagina) kan je hierbij helpen.
4. Welke ontregelaanpak kies je?
Een ontregelaanpak is uniek voor iedere organisatie, maatwerk dus. Zorg er daarom voor dat de aanpak aansluit bij waar je organisatie nu staat en waar jullie last van hebben. En wat is de visie, organisatiestructuur en werkwijze van de organisatie? Voor het beste resultaat moet de ontregelaanpak hier goed bij passen. Maak vooral gebruik van methodieken en werkwijzen die voor jullie werken. En die passen bij de regeldrukoorzaken en ambitie van je organisatie.
4.1 Welke oplossing hoort bij welke achterliggende oorzaak?
De volgende stap is het koppelen van de gevonden dieperliggende oorzaak uit hoofdstuk 1, aan een mogelijke oplossing. Klik op 1 van de achterliggende oorzaken om een passende oplossing te vinden. Staat jullie oorzaak niet tussen onderstaande opsomming? Bepaal dan samen met je ontregelteam met welke oplossing(en) jullie de oorzaak het beste kunnen aanpakken. Koppel daarna de oorzaak direct aan één van de oplossingen.
Niet alles wat geregistreerd wordt, moet omdat het verplicht of noodzakelijk is. Dat wordt soms wel gedacht (door degene die het invult). Het geeft duidelijkheid om te weten wat er (verplicht) geregistreerd moet worden en waarom.
Het helpt als zorgprofessionals zich afvragen waarom bepaalde regels en registraties er zijn. Hoe dragen ze bij aan betere zorg? Als het nodig is, kunnen ze regels en registraties ter discussie stellen. Want: Doe je omdat het hoort of omdat het helpt? Omdat iets al jaren gebeurt, betekent het niet dat het bijdraagt aan goede zorg en kwaliteit. Het is wel belangrijk dat zorgprofessionals de vaardigheden hebben om er op deze manier over na te denken.
Zet in op het stroomlijnen van werkprocessen en het optimaliseren van digitale systemen die bijdragen aan relevante en efficiënte registraties. Dat maakt het werk voor zorgprofessionals leuker en makkelijker.
Regeldruk kun je voorkomen wanneer zorgprofessionals zelf directe en voldoende invloed hebben op registraties. En dat ze die invloed ook ervaren. Zet zorgprofessionals dus centraal. Stel ze vragen en luister naar ze als je beleid, regels en registraties gaat maken of aanpassen. Dan kom je tot regels en beleid die bijdragen aan de dagelijkse praktijk.
4.2 Activiteiten en planning
Brainstorm samen met het team over mogelijke activiteiten. Benut vooral ook de andere werkvormen en handvatten. Kijk bij de verschillende oplossingen en de bijpassende werkvormen, inspiratie en kennis. Selecteer na de brainstorm welke activiteiten jullie daadwerkelijk gaan doen.
Als je alle activiteiten en deelactiviteiten onder elkaar hebt gezet, bepaal je hoe alles samenhangt. Sommige onderdelen en activiteiten moeten al klaar zijn, voordat een ander onderdeel of activiteit kan starten. Maak een overzicht (bijvoorbeeld een tabel) waarin je antwoord geeft op de volgende vragen:
- Wat is de verandervraag? Dit is de vraag of wens op wat je wilt veranderen.
- Bij welke oorzaak hoort het?
- Welke activiteiten zijn gekozen om de verandervraag te kunnen beantwoorden?
- Welk tijdspad hoort daarbij?
- Wie is er nodig?
- Wie heeft de verantwoordelijkheid over de activiteit(en)?
- Welke afspraken maken we?
5. Monitoring en Borging
Tijdens het project is het goed om (op vaste momenten) te kijken (monitoren) hoe het met de activiteiten gaat. Kijk bijvoorbeeld tijdens overleggen naar de status van het project. Is het project goed op weg? Of zijn er misschien extra acties nodig om bij te sturen op de planning? Bespreek samen op welke zaken jullie willen monitoren en wanneer.
De laatste stap is het borgen van de projecten die zijn uitgevoerd rondom de activiteiten. Borgen is belangrijk, omdat het gaat over goede ideeën en opgedane ervaringen te behouden. Zodat iedereen die er nu en in de toekomst werkt, er vanaf weet en op die manier blijft werken. Het doel van de borging is om succesvolle verbeteringen te behouden, te verspreiden en als organisatie hiervan te blijven leren. Gebruik de checklist (te downloaden onderaan deze pagina als pdf) als hulpmiddel bij de borging.
Downloads
