Vijf tips voor het betrekken van de juiste mensen bij technologie

 In een serie van vier artikelen delen we de lessen uit de eerste fase van de Innovatie-impuls. In dit derde deel hebben we aandacht voor het betrekken van de juiste mensen.  

Vijf tips voor het betrekken van de juiste mensen binnen jouw organisatie

1. BETREK DE JUISTE MENSEN VANAF HET BEGIN

Denk aan de projectmanager, bestuurder, cliënten, naasten, behandelaars en begeleiders, IT-specialist, communicatiemedewerker, HR-adviseur en de onderzoeker. Zijn zij overtuigd van het doel en het nut van het gebruik van de technologie? Dan is je kans op succes vele malen groter.  

2. ZIE EN BEHANDEL MEDEWERKERS EN CLIËNTEN ALS GELIJKWAARDIG

Zorg bijvoorbeeld dat mensen op de werkvloer het idee steunen. Dit doe je door medewerkers en cliënten vanaf het begin aan te betrekken. Help ze ook om de kansen van zorgtechnologie en vernieuwing te zien. Dit kun je bijvoorbeeld doen door projecten van andere organisaties te laten zien. Denk daarbij aan projecten waarin zorgtechnologie ook echt succesvol wordt gebruikt. Behandel cliënten en medewerkers gelijkwaardig. Zorg dat hun inbreng echt telt. Hierdoor zullen zij ook sneller de toegevoegde waarde van technologie ervaren.  

Meer weten over samenwerken met cliënten? Gebruik dan de wegwijzer ‘Op weg met cliënten, familie en verwanten’.

3. RICHT EEN PROJECTTEAM OP DAT UIT MENSEN MET VERSCHILLENDE FUNCTIES BESTAAT

Betrek mensen met verschillende functies bij je project. Het liefst uit verschillende lagen uit de organisatie. Dus niet alleen uitvoering, maar bijvoorbeeld ook management. Hierdoor krijg je een compleet beeld van het vraagstuk. Ook krijg je daardoor goed zicht op de situatie en de dingen die daarin belangrijk zijn. Een vast projectteam zorgt voor meer inzet. Zowel van de projectmedewerkers als de gehele organisatie. Het maakt het makkelijker om taken te verdelen en op tijd op te pakken. Hierdoor wordt de kans op succes groter en het risico op vertraging kleiner. Het zogeheten ‘RACI-model’ helpt je om met elkaar te bespreken wie welke taken en verantwoordelijkheden heeft. 

4. BESCHRIJF HET VRAAGSTUK VANUIT DE CLIËNT

De inzet van technologie hoort een antwoord te zijn op een vraag/behoefte van cliënten. Maar dan moet je eerst weten wat de vraag is. Betrek daarom cliënten om deze vraag helder te krijgen. Werk met hen samen en leg het vraagstuk ook tussendoor aan hen voor. Maak de vraag daarbij klein genoeg en koppel het aan persoonlijke situaties. Hierdoor zul je makkelijker voorbeelden kunnen noemen. Het helpt om daarbij te beschrijven hoe de technologie verschil gaat maken in het dagelijks leven van een cliënt. 

Voorbeeldvragen vanuit cliënten: 

• ‘Ik wil graag meer sociale activiteiten met medebewoners doen. Hierdoor blijf ik in beweging en zit ik beter in mijn vel.’
• ‘Ik wil zelfstandig koken en kunnen bepalen wat ik eet. Hierdoor kan ik mezelf beter redden.’  

Voorbeeld uit de praktijk: de vraag helder krijgen 

Cosis is een van de deelnemende zorgorganisaties binnen de Innovatie-impuls. Uit hun onderzoek blijkt dat veel cliënten zich regelmatig eenzaam voelen. Om de vraag helder te krijgen heeft Cosis enkele bijeenkomsten georganiseerd. Albert Scholte, Programmaleider bij Cosis: ‘Hierin vroegen we onder andere wat de cliënten zou helpen om het gevoel van eenzaamheid te verminderen. Na een aantal verdiepende vragen werd de zorginhoudelijke vraag steeds duidelijker: Help mij over de drempel om in contact te komen.’

Maak de vraag helder en precies

Scholte: ‘Er zijn al veel goede ideeën voor het opzoeken van sociaal contact. Maar cliënten hebben juist iemand nodig die hen over de drempel helpt. Zodat ze ook echt de deur uitgaan en aan activiteiten gaan deelnemen. Zonder het betrekken van cliënten waren we nooit zo vroeg al zo goed tot de kern gekomen. Zelf zijn we gewend om heel breed te kijken. Maar de vraag helder en precies maken, dat is de echte uitdaging.’

5. GEBRUIK PERSONA’S

Een persona is een beschrijving van een type cliënt. Met persona’s kruip je als het ware in de huid van de mensen die belangrijk zijn bij het gebruik van technologie. Hierdoor komen ze tot leven. Je krijgt kennis en inzicht in wat iemand denkt, voelt en wilt. Je sluit daardoor aan op wat hij wil, in plaats van wat je dénkt dat hij wil. 

Hoe gebruik je persona’s? 

Hang de persona’s op als posters op jouw organisatie. Denk na over beslissingen door een persona mee te nemen in een overleg. Wat zou je persona van deze beslissing vinden? Wil je iets vertellen/schrijven over je technologieproject? Denk dan na hoe de persona de informatie graag wilt ontvangen. Of organiseer een workshop rondom ‘Denken in persona’s’. Gebruik ze daarbij als startpunt voor een gesprek over rol- en taakverdeling bij de toepassing van technologie. Hoe kan iedereen het beste bijdragen? En wat zijn ieders kwaliteiten en taken? Zo motiveer je de juiste mensen. Lees meer over de persona’s die we voor de Innovatie-impuls hebben ontwikkeld.